Можно ли создать приказ об отмене действия печати?

Приказы по основной деятельности: правила оформления и сроки хранения

Можно ли создать приказ об отмене действия печати?

Акценты этой статьи:

  • какие существуют требования к составлению приказов по основной деятельности;
  • как правильно зарегистрировать такие приказы;
  • в течение какого срока и как необходимо хранить приказы по основной деятельности;
  • каков порядок внесения изменений в такие приказы и их отмены.

Приказы по основной деятельности ведет каждое предприятие. Правильно оформленный приказ поможет избежать штрафных санкций и оптимизировать финансовые результаты. В данной консультации рассмотрим нюансы оформления, хранения, регистрации, внесения изменений и отмены приказов.

Что такое приказ?

Понятие «приказ» законодательством не определено. На практике под приказом понимают распорядительный документ, который издается руководителем предприятия, организации, учреждения в рамках его компетенции. Вместе с тем законодательством не установлено, какие виды приказов должны вести коммерческие предприятия.

В ст. 16 разд. I Перечня типовых документов, которые создаются в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других предприятий, учреждений и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденного приказом Минюста от 12.04.12 г. № 578/5 (далее – Перечень № 578/5), выделено три группы приказов:

  • по основной деятельности;
  • по кадровым вопросам;
  • по административно-хозяйственным вопросам.

За основу берется такой критерий, как срок хранения документов. В то же время не запрещено группировать приказы по видам с учетом особенностей конкретного предприятия. К примеру, на предприятии могут вестись два вида приказов: кадровые и по основной деятельности. Остановимся подробнее на последних.

По каким вопросам издаются приказы по основной деятельности?

Приказы по основной деятельности – это документы, которыми оформляют решения руководителя по организации работы предприятия в целом или работы его структурных подразделений.

Приказы по основной деятельности издают по вопросам:

  • создания, реорганизации, ликвидации, переименования;
  • смены вида деятельности;
  • утверждения уставов, положений, инструкций, правил, структуры, штатного расписания;
  • внесения изменений во внутренние нормативно-правовые документы;
  • проведения мероприятий по работе с персоналом;
  • ценообразования;
  • охраны труда;
  • проведения рекламных акций;
  • нормирования расходов и т. д.

Как оформить приказ по основной деятельности?

Законодательством не утверждена форма приказа по основной деятельности. В целом при оформлении приказов, в том числе и указанного, необходимо руководствоваться Национальным стандартом Украины.

Государственная унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации «Требования к оформлению документов ДСТУ 4163-2003», утвержденным приказом Госпотребстандарта от 07.04.

03 г. № 55 (далее – ДСТУ 4163-2003).

Приказ по основной деятельности должен, в частности, содержать (п. 4.4 ДСТУ 4163-2003):

  • наименование предприятия в соответствии с учредительными документами;
  • название вида документа – приказ;
  • дату составления – указывается арабскими цифрами в одну строку в такой последовательности: число, месяц, год (например, «08.10.2017»). В то же время стандартом разрешено указывать дату и в обратной последовательности («2017.10.08»);
  • регистрационный индекс (номер) – порядковый номер, который может быть дополнен индексом дела по номенклатуре дел, информацией об исполнителе и т. д. К примеру, приказы по основной деятельности могут быть с буквами «ос» (например, «Приказ № 44/ос»);
  • заголовок приказа. Данный реквизит должен отвечать на вопрос: «О чем издается приказ?» (например, «О внесении изменений в штатное расписание»);
  • текст приказа. Он должен содержать информацию, ради которой издавался. Ее нужно излагать сжато, понятно и без употребления фраз, которые не несут никакой смысловой нагрузки. Приказ может быть оформлен в виде сплошного текста или разбит на несколько пунктов, если части текста имеют разные смысловые нагрузки или нужно изложить несколько решений. Приказ может состоять из двух частей: описательной (описание обстоятельств, послуживших основанием для издания приказа) и распорядительной, где указывается, что нужно сделать: «Назначить», «Провести» и т. д.;
  • подпись. Этот реквизит должен состоять из наименования должности, личной подписи, инициалов и фамилии лица, которое его подписывает.

Приказ может иметь приложения, в таком случае на это необходимо указать. Само приложение тоже должно иметь ссылку на реквизиты приказа, например: «Приложение 1 к приказу от 27.10.17 г. № 55/ос».

Как правило, перед подписанием приказы визируются соответствующими службами (например, финансовой, юридической). Порядок визирования рекомендуем прописать в инструкции по делопроизводству предприятия.

В этом случае в приказе должен быть реквизит о визах. Например, это можно оформить пометкой: «Согласовано» с указанием должностей, инициалов и фамилий лиц, которые его завизировали, и дат проставления виз.

Как утвердить или ознакомить с приказом заинтересованных лиц?

Право подписи приказов предоставлено руководителю предприятия учредительными документами. Однако внутренними документами предприятия и должностными инструкциями таким правом могут быть наделены и другие должностные лица (например, заместитель директора, директор филиала и т. д.).

С приказом необходимо ознакомить заинтересованных лиц под подпись с такой формулировкой: «С приказом ознакомлены», указав их должности, инициалы и фамилии, а также дату ознаком­ления.

Как регистрируются приказы по основной деятельности?

Оригиналы изданных и подписанных руководителем приказом формируют в дела в рамках календарного года. То есть если юрлицо ведет два вида приказов, то каждый год на предприятии должно быть сформировано два дела с приказами. Приказы регистрируются в отдельных регистрационных формах. Приказы по основной деятельности должны регистрироваться в «своем» журнале.

Кроме того, на предприятии должен быть журнал регистрации приказов по кадровым вопросам. Журналов может быть и больше, в зависимости от внутренней классификации.

Журнал регистрации приказов является информа­ционно-справочным инструментом для работы с приказами. Регистрация приказов ведется в течение календарного года.

В декабре можно подготовить регистрационные журналы на следующий год. Однако если в журнале достаточно места для продолжения регистрации приказов, продолжать регистрировать в нем не запрещено. Однако нумерация с начала года должна начинаться с № 1.

Журнал можно вести в электронной форме, но тогда придется дублировать записи в бумажной форме (п. 4 Порядка работы с электронными документами в делопроизводстве и их подготовки к передаче на архивное хранение, утвержденного приказом Минюста от 11.11.14 г.

№ 1886/5).

Отметим, что типовых форм журналов регистрации приказов нет.

Сколько времени хранятся приказы по основной деятельности?

Сроки хранения приказов по основной деятельности определены в ст. 16 Перечня № 578/5. Однако в данной статье речь идет о сроках хранения для центральных и местных органов исполнительной власти, органов местного самоуправления, других государственных органов и организаций.

О коммерческих предприятиях здесь не упоминается. В других статьях Перечня № 578/5 отдельные сроки хранения для коммерческих предприятий тоже не установлены. Поэтому они могут руководствоваться ст.

16 Перечня № 578/5, согласно которой приказы по основной деятельности должны храниться до ликвидации предприятия, то есть бессрочно.

Журналы регистрации приказов по основной деятельности тоже хранятся постоянно, как и соответствующие дела с приказами. В случае ликвидации предприятия документы подлежат повторной экспертизе ценностей.

Те приказы, которые касаются прав граждан, передаются на хранение по описи дел в местные архивные учреждения. А если таких архивов нет, документы передают в государственные архивные учреждения, архивные отделы горсоветов (п. 2.

7 Перечня № 578/5).

Коммерческие предприятия имеют право устанавливать в локальных документах другие сроки хранения приказов по основной деятельности. При определении таких сроков можно придерживаться следующих правил:

  • все приказы по основной деятельности хранить до завершения проверки ГФС по вопросам соблюдения налогового законодательства;
  • после проверки провести анализ документов и решить, какие приказы следует сохранить (например, приказы, которые имеют продолжительное практическое значение), а какие – изъять для уничтожения (например, приказы с истекшим сроком действия, которые не имеют продолжительного практического значения).

Какие возможны ошибки в приказах?

При оформлении приказов по основной деятельности могут возникать разные ошибки. Чаще всего это:

  • отсутствие какого-либо обязательного реквизита;
  • неправильное указание реквизита (например, номера приказа или даты);
  • ошибки в содержании (например, отсутствие описательной части);
  • подписание приказа директором с превышением полномочий и др.

Можно ли отменить или исправить приказ по основной деятельности?

При необходимости разрешается вносить изменения в приказ по основной деятельности. Такая необходимость может возникнуть в случае:

  • принятия нового закона Украины и другого нормативно-правового акта;
  • внесения изменений в законы Украины и другие нормативно-правовые акты;
  • изменения локальных документов;
  • утраты актуальности части заданий, указанных в приказе, и др.

Внесение изменений в приказ оформляется отдельным документом. В его описательной части приводят основания для внесения изменений в ранее изданный приказ, а в распорядительной – какие конкретно изменения вносятся (см. образец 1).

Таблица для печати доступная на странице: https://uteka.ua/tables/37078-0

Образец 1В связи с увольнением с работы Остапчука В. В., члена комиссии по вопросам охраны труда, ПРИКАЗЫВАЮ:1. Внести в приказ от 01.03.17 г. № 45 «О создании комиссии по вопросам охраны труда» следующие изменения:
  • вывести из состава комиссии Остапчука В. В., инженера по охране труда;
  • ввести в состав комиссии Сорокину Е. г., инженера по охране труда.

При необходимости приказ по основной деятельности можно отменить. Основаниями для такой отмены могут служить:

  • несоответствие положений приказа Конституции или законам Украины, другим нормативно-правовым актам;
  • издание приказа должностным лицом с превышением полномочий;
  • решение суда и т. д.

Для этого надо издать новый приказ, указав в нем основание для отмены старого приказа и дату, с которой его действие прекращается (см. образец 2).

Порядок оформления, утверждения, отмены и внесения изменений в приказы рекомендуем изложить в локальных документах, например в инструкции по делопроизводству. В таком документе можно привести несколько примеров правильного оформления приказов по основной деятельности и других видов приказов.

Висновки

Приказы по основной деятельности издаются с целью оформления решения руководителя по организации работы предприятия в целом или работы его структурных подразделений.

При составлении таких приказов необходимо руководствоваться ДСТУ 4163-2003.

При определении сроков хранения приказов по основной деятельности коммерческие предприятия могут руководствоваться ст. 16 Перечня № 578/5 либо установить свои сроки в локальном документе. Однако при самостоятельном определении сроков следует учесть, что такие приказы нельзя уничтожать до завершения проверки ГФС по вопросам соблюдения налогового законодательства.

Порядок оформления, утверждения, ознакомления заинтересованных лиц, внесения изменений, отмены приказов по основной деятельности предприятие может установить в локальном документе (например, в инструкции по делопроизводству).

Источник: https://uteka.ua/publication/commerce-12-dokumentooborot-2-prikazy-po-osnovnoj-deyatelnosti-pravila-oformleniya-i-sroki-xraneniya

Отмена обязательной круглой печати: практика оформления документов

Можно ли создать приказ об отмене действия печати?

С 7 апреля 2015 года вступил в силу закон, изменивший статус круглой печати в работе ООО и АО.

От формулировки «обязаны» законодатели перешли к констатации права выбора: организация вправе выбирать, иметь печать или отказаться от нее.

Вместе с тем многослойность правовых требований и объемность деловой практики диктуют бизнесу свои условия. Разбираемся в нюансах проставления печатного оттиска, а заодно выясняем, почему с уничтожением печати пока лучше повременить.

Все хозяйствующие субъекты должны иметь печать. Этим положением российские организации руководствовались до 6 апреля 2015 года. С 7 апреля круглые печати перестали быть обязательными.

Подписанный президентом федеральный закон № 82-ФЗ позволил компаниям сделать выбор в пользу наиболее удобной практики.

Однако на деле многие из них пока не решились изменить текущий порядок оформления документов из-за незнания важных деталей.

Главные положения закона об отмене обязательной печати

Общество вправе иметь печать, штампы и бланки со своим наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства индивидуализации (п. 7 ст. 2 ФЗ-82).

Другими словами, как и в случае с ИП, вопрос об изготовлении и использовании печати ООО и АО решают самостоятельно.

Из закона также следует, что печать приравнена к средствам индивидуализации и не обязана быть исключительно круглой формы.

Если компания использует печать, то это должно быть закреплено в уставе. Отсутствие соответствующего пункта в уставе будет означать, что печати у организации нет.

Важный нюанс: право выбирать, иметь печать или нет, установлено для обществ, которые оформились с 7 апреля 2015 года.

Остальные попадают под действие прежнего закона, предписывающего обязательное применение оттиска, и поэтому обязаны включить положение о печати в устав компании. Однако закон умалчивает о том, нужно ли уничтожать печать, если все-таки в уставе такой информации нет.

Не всегда решение об использовании печати остается за организацией. Федеральным законом может быть предусмотрена обязанность о применении печатного оттиска.

Например, печать потребуется для заверения документов об образовании образовательными организациями, а также в случаях, когда предмет залога нужно оставить у залогодателя под замком и печатью залогодержателя.

До недавнего времени (18 мая 2015 года) требование о печати сохранялось для организаций – участников таможенного регулирования.

В большинстве же случаев законы прошли необходимый «апгрейд», и теперь печать ставится только при ее наличии: при ведении журнала учета проверок, при представлении в регистрирующий орган копий учредительных документов, оформлении двойного складского свидетельства.

В отношении подзаконных актов ситуация не столь однозначна. Несмотря на то, что содержащиеся в них требования юристы рекомендуют рассматривать как необязательные, в ряде случае при обращении в госорганы, банки и др. может потребоваться печать.

Например, при открытии расчетного счета банк потребует у компании предоставить карточку с образцом подписи и оттиска печати.

Отметим также, что если в уставе нет ни слова о печати, то юрлицо не может ставить ее на документе во исполнение законодательных требований. Правда, и здесь есть свое «но»: закон не содержит ни запрета, ни наказания за использование печати не по уставу.

Общие документы

ДОГОВОР

Наличие печати при заключении договора – сложившаяся практика для многих организаций. По обоюдному согласию сторон от нее можно отказаться, но только в том случае, если иное не предусмотрено законом и другими правовыми актами.

Если компании и дальше намерены скреплять отношения печатью, то соответствующее указание должно присутствовать в тексте договора. На акте об оказании услуг или выполнении работ, расписке о передаче денежных средств и др.

документах, подтверждающих исполнение договора, печать можно ставить, при этом не забывая упомянуть о ее существовании в уставе.

ДОВЕРЕННОСТЬ

Для большинства видов доверенности (например, доверенность на представительство в арбитражном суде, доверенность на совершение сделки и др.) проставление печати не требуется (при ее отсутствии).

Однако ГК РФ закрепляет требование, согласно которому некоторые процессуальные виды доверенности должны иметь печатный оттиск. Доверенность с печатью понадобится для представительства по делам об оспаривании нормативных и ненормативных документов и др.

случаям, рассматриваемым в судах общей юрисдикции. Кроме того, без печати не может быть выдана доверенность от имени организации.

Бухгалтерские документы

ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Требование заверять печатью первичные документы не следует прямо ни из законов (например, «О бухгалтерском учете»), ни из НК РФ, но косвенно вытекает из порядка заполнения формы или самой формы первичного документа.

Юристы предупреждают, что отсутствие печати в данном случае может привести к тому, что налоговые органы начнут доначислять налоги, как если бы налогоплательщик проявил неосмотрительность в оформлении документов. Помимо этого, отсутствие печати чревато трудностями с установлением аутентичности документа в тех случаях, когда документ был подписан не тем лицом или в нем нет расшифровки подписи.

Рекомендуется ставить печать (и просить об этом контрагентов), если это предусмотрено формой. Если заверение формы под вопросом, то следует направить контрагенту уточняющий запрос.

НАЛОГОВАЯ ОТЧЕТНОСТЬ

Налоговое ведомство закрепляет за налогоплательщиками обязанность ставить печать на бумажных декларациях. Несоблюдение этого требования является одним из оснований для отказа в приеме отчетности.

Несмотря на то, что федеральный закон не содержит указаний на такую практику, во избежание рисков пока рекомендуется заверять отчеты печатью.

В ближайшем будущем официальные разъяснения налоговых органов и возможное внесение изменений в подзаконные акты помогут внести ясность в практику использования печатей в налоговой отчетности.

КОПИИ ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ НАЛОГОВЫХ ОРГАНОВ

Ранее Минфин указывал на то, что копии истребуемых документов должны заверяться печатью организации согласно ГОСТу Р 6.30-2003. При этом налогоплательщик вправе выбирать печать по своему усмотрению.

Эта оговорка звучит еще более убедительнее в свете нового федерального закона: если организация отказалась от практики обязательных печатей, то копии документов для налоговых органов можно не заверять.

Вместе с тем до появления официальных комментариев с отказом от круглых печатей рекомендуется не спешить.

ОТЧЕТНОСТЬ ПО СТРАХОВЫМ ВЗНОСАМ

Ситуация с отчетами по страховым взносам аналогична той, что сложилась с налоговой отчетностью. Подзаконные акты вступают в противоречие с федеральным законом.

На стороне заверения печатью – форма РСВ-1 и порядок заполнения формы 4-ФСС. В то же время закон о страховых взносах такого требования не содержит, равно как и порядок заполнения РСВ-1 (в отличие от самой формы).

Из-за законодательной неопределенности на отчетах в ПФР и ФСС печать ставить рекомендуется.

СООБЩЕНИЕ ПРИ УПЛАТЕ АКЦИЗА

Налоговый кодекс РФ требует от организации заверять печатью информационное сообщение, которое направляется в таможенный орган в числе других документов для уплаты акциза по маркированным товарам Таможенного союза, ввозимым в Россию с территории государства – члена ТС. Поскольку этот случай закреплен на федеральном уровне, то плательщикам акциза его следует рассматривать как полноправное требование ставить печать.

Кадровые документы

ТРУДОВОЙ ДОГОВОР

До вступления нового закона в силу трудовой договор по общему правилу заключался в письменном виде и подписывался сторонами. Требования ставить на нем печать организации в ТК РФ не было.

Тем не менее многие работодатели предпочитали скреплять трудовые отношения печатью.

С 7 апреля 2015 года у компаний появился еще один аргумент отказаться от сложившейся практики: без круглой печати трудовой договор будет считаться действительным (в случае ее отсутствия).

ТРУДОВАЯ КНИЖКА

Согласно правилам ведения трудовых книжек, в случае увольнения работника сотрудник кадровой службы должен заверить записи в документе печатью организации. Поскольку это требование установлено подзаконным актом, а не федеральным законом, то его соблюдение является необязательным.

Однако юристы рекомендуют в данном случае полностью не отказываться от общей практики и использовать вместо круглой другие печати (например, печать кадровой службы).

Такая возможность подтверждается позицией Роструда: заверение записей в трудовой книжке не круглой печатью не нарушает трудовые права работника, если печать содержит сведения о наименовании юрлица и его местонахождении.

ЛИСТОК НЕТРУДОСПОСОБНОСТИ

Ранее утвержденный Порядок выдачи листков нетрудоспособности обязывает работодателя – юрлицо ставить на бланке листа свою печать. Работодатели – физлица могут этого не делать, если печати у них нет. В то же время новым федеральным законом эта обязанность не установлена.

И так как, с юридической точки зрения, сила федеральных актов выше подзаконных, у работодателя есть основания для отказа от печати.

Однако следует помнить, что бланк листка нетрудоспособности не был приведен в соответствие с изменениями, и поэтому не исключено, что в случае возникновения спора организации придется доказательно изложить в суде свою позицию в отношении печати.

ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ

Как и прежде, штатное расписание не нуждается в заверении печатью. Форма расписания, которая является унифицированной, не содержит поля для печати.

АКТ О НЕСЧАСТНОМ СЛУЧАЕ

Закон об отмене печатей значительно упростил порядок составления акта о несчастном случае на производстве для работодателей – физических лиц.

Ранее этот документ необходимо было заверить печатью, а при ее отсутствии (как в случае с ИП) работодателю приходилось проходить установленную процедуру заверения подписи.

Теперь все работодатели – и юрлица и физлица – могут оформлять акт о несчастном случае без печати.

ДОКУМЕНТЫ О ПРИВЛЕЧЕНИИ ИНОСТРАННЫХ РАБОТНИКОВ

Вопрос, заверять или нет печатью документы, необходимые для получения разрешения на привлечение и использование иностранной рабочей силы, имеет однозначный ответ «нет».

Еще до отмены обязательных печатей на подзаконном уровне было установлено, что печать ставится только при ее наличии.

По новым требованиям организации могут не ставить печать на этих документах, даже если круглые печати в организации применяются.

* * *

Общий вывод из вышесказанного для большинства рассмотренных случаев очевиден: печать целесообразно сохранить до того момента, пока компетентные ведомства и судебные инстанции не определятся со своей позицией, а в подзаконные акты не будут внесены актуальные изменения. В обратном случае организация должна быть готова отстоять свои интересы в зале суда.

НААР.РУ ©

Источник: http://naar.ru/articles/otmena-objazatelnoj-krugloj-pechati-praktika-oformlenija-dokumentov/

Отмена печати: что должен знать бухгалтер

Можно ли создать приказ об отмене действия печати?

Печать стала необязательным атрибутом юридического лица (Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ). Каким организациям дано право отказа от печати? Какие сложности ждут смельчаков? Как относиться к входящим документам сторонних организаций без оттиска печати, если раньше она была на них обязательна?

Правительство Российской Федерации целенаправленно ведет борьбу со многими отголосками наследия прошлого, сдерживающими, по его мнению, развитие экономики нашей страны. Одним из таковых была объявлена всем знакомая каучуковая печать.

По словам Дмитрия Медведева: «Очевидно, что так называемая круглая печать – это наследие прошлого, и сейчас она не имеет того значения, которое придавалось ей в дореволюционный, постсоветский период и советский период.

При современном развитии техники наличие печати не гарантирует подлинности документа». В результате Правительством РФ был разработан и внесен в Госдуму в октябре 2014 г.

законопроект № 636191-6, в соответствии с которым круглая печать становится для организации факультативным атрибутом и ее использование допускается наравне с другими способами идентификации, такими, как электронная подпись, специальные бланки компаний, голограммы и тому подобное.

Ныне он получил статус Федерального закона от 06.04.2015 № 82-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части отмены обязательности печати хозяйственных ­обществ» (далее – Закон № 82-ФЗ).

Кому помешала?

«Гербовая» печать – уникальное явление, чье происхождение теряется в глубокой древности. Ее прообразы возникли задолго до появления письменности в виде родовых знаков, которыми отмечали принадлежность вещи, вырезали на орудиях труда и вышивали на одежде.

Первые печати в более привычном нам виде появились практически одновременно с появлением письменности. Уже в Месопотамии для подтверждения подлинности документов использовались специальные цилиндры, которыми проставлялся оттиск надписи или орнамента.

В средние века, с падением общей грамотности печать с изображением герба феодала стала полноправной заменой его собственноручной подписи.

Китайцы, а за ними и монголы активно использовали специальные пластинки (пайцы / пайзы) для подтверждения полномочий ее обладателя как при личном общении, так и на подписанных документах. Долгие годы печать была необходимым атрибутом в советском, а затем и российском ­делопроизводстве.

Почему же именно сейчас в России решили прервать эту долгую историю? С одной стороны, в отсутствие обязательной регистрационной процедуры печатей, с распространением необходимого оборудования и удешевлением производства клише стали изготавливать на любом углу. Появилось множество возможностей для фальсификации.

С другой стороны, безупречно подделать клише так, чтобы разницу в оттисках не заметил профессиональный эксперт, чрезвычайно сложно. Да, неподготовленный глаз не увидит различий между оригиналом и подделкой, но точно так же он не увидит различий и между оригинальной и подделанной подписью, однако никто пока не предлагает отменить ­необходимость рукописно подписывать бумажные документы.

По сути, печать в том документообороте, который есть сейчас, утратила существенную долю своей значимости. Причем виной тому были не только объективные показатели, но и целенаправленная деятельность законодателей.

Первый значительный шаг в этом направлении был сделан еще при принятии первой части Гражданского кодекса РФ, который, по сути, установил преимущество подписи над печатью. С тех пор законодательство достаточно целенаправленно шло к вытеснению необходимости проставления оттиска клише на документах.

Достаточно вспомнить революционный для своего времени отказ от печати на счетах-фактурах.

Но все же, почему именно сейчас? Ответ лежит на поверхности и достаточно прост. Либералы, находящиеся в Правительстве РФ, таким способом пытаются продвинуть нашу страну вверх в рейтинге (ежегодном докладе) Всемирного банка «Doing Business». Формально данный рейтинг определяет инвестиционную привлекательность государства.

Он содержит ряд показателей, одним из которых выступает «создание бизнеса». По мнению сотрудников нашего правительства, нашедшему отражение в дорожной карте «Оптимизация процедур регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» (распоряжение Правительства РФ от 07.03.

2013 № 317-р), исключение из оборота «резиновых» печатей уменьшает количество процедур при государственной регистрации и соответственно улучшает показатели России в рейтинге. Данная цель прямо указана в сопроводительных документах к законопроекту об отмене печати.

Кто-то может посчитать, что в текущей международной политической ситуации такие стремления во многом утратили свою мотивацию, но, по крайней мере, сможет отметить последовательность Правительства РФ в реализации ранее принятых решений.

А кто-то смотрит дальше, предвидя откат от попыток экономической изоляции и удушения России в обратную сторону. Причем «откат» может быть с теми же темпами и силой, что и первоначальный «накат». Международная ­политика сейчас разворачивается молниеносно!

Как отменяем и где?

Технически процесс вывода печати как обязательного реквизита документа из оборота ведется достаточно давно – это, как мы уже отметили:

  • установление приоритета подписи над печатью при подписании договоров,
  • следующим большим шагом можно считать исключение печати из реквизитов счетов-фактур,
  • после чего логичным стало исключение упоминания печатей в законе о бухгалтерском учете.

Теперь работа по изменению практики делового оборота получила свое логичное продолжение. Закон № 82-ФЗ об отмене печати вносит изменения прежде всего в законы о корпоративных организациях (ООО и АО). Текст правок в обоих законах, по сути, идентичен. Сравним ­«старую» и «новую» редакции (изменения выделены в Таблице).

Таблица

Изменения в законах об ООО и АО

Показать

Как видите, печати не отменяют и не запрещают. Их использование в дальнейшем становится правом организации, однако оставлена обязательность применения печати в регламентированных законом случаях.

Одновременно с этими двумя принципиальными документами изменения вносятся в целый ряд федеральных законодательных актов. Однако в них они ограничиваются включением в текст после каждого упоминания о проставлении печати фразы «(при наличии печати)». К таким документам относятся:

  • 2 часть Гражданского кодекса РФ (в отношении складских свидетельств);
  • Трудовой кодекс РФ (ст. 230);
  • Арбитражный процессуальный кодекс РФ;
  • Гражданский процессуальный кодекс РФ;
  • Федеральный закон от 22.11.1995 № 171-ФЗ «О государственном регулировании производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции и об ограничении потребления ­(распития) алкогольной продукции»;

Источник: http://www.delo-press.ru/articles.php?n=19083

Приказы по основной деятельности – как правильно составить

Можно ли создать приказ об отмене действия печати?

Приказы по основной деятельности каждая организация в процессе своей деятельности использует весьма активно.

Эта статья ответит на вопрос как правильно составить приказ, чтобы оформление приказов соответствовало нормам делопроизводства. С конкретными примерами можно ознакомиться в разделе «Образцы приказов».

Этот ресурс совсем молодой, так что коллекция образцов со временем непременно будет пополняться.

Для оформления решения нормативно-распорядительного характера необходимо составить приказ.

Проекты приказов по основной деятельности готовят специалисты подразделений организации в пределах своей компетенции по поручению руководства или в инициативном порядке. Но помните, инициатива у нас наказуема (шутка).

При этом ответственность за качественную подготовку проекта приказа ложится на начальника этого структурного подразделения, а правильность оформления приказов – на службу делопроизводства.

Бланк приказа

Приказы по основной деятельности следует составлять на бланке приказа установленной формы. Очень хорошо, если применяемый бланк приказа в организации установлен в вашей инструкции по делопроизводству. Посмотрите по ссылке приведенный образец бланка приказа. Он включает все обязательные реквизиты, измените только на данные своей организации.

Минимальный размер полей каждого листа приказа слева, сверху, снизу – 20 мм, справа – 10 мм. Согласно правилам деловой переписки бланк письма имеет аналогичные размеры. Если текст приказа большой, то их нумеруют, начиная со второго листа. Причем положено это делать сверху и по центру.

Оформление приказов

Заголовок к тексту
Текст приказа по основной деятельности должен иметь краткий заголовок, который выравнивается по центру листа. Он отвечает на вопрос «о чем?» и пишется без кавычек – Об утверждении положения …, О назначении ответственного … и т.д.

Изложение основания приказа
Обычно текст начинают с изложения причин, основания подготовки приказа (преамбула). Распространенные варианты начала – «В целях…», «В соответствии…», «Во исполнение…» и т.п.

В случае необходимости оформляется ссылка на документ-основание в следующем порядке: вид документа + автор + дата + номер + название. Смотрите образец составления – В соответствии с приказом Министерства культуры от 31.12.2013 № 2211 «…заголовок документа».

В приказах завершает преамбулу слово п р и к а з ы в а ю, лучше его указывать в р а з р я д к у и не переходить на новую строку (смотрите образцы приказов). Эта фишка из инструкции по делопроизводству в федеральных органах власти. Но если в вашей организации принято слово

ПРИКАЗЫВАЮ:

печатать заглавными буквами с новой строки без разрядки (как показано здесь), то такой вариант тоже допустим.

Распорядительная частьВ текст приказов по основной деятельности включают перечисление предписываемых действий. Здесь важна конкретика и возможность последующего контроля исполнения.

Действия в распорядительной части удобно делить на пункты (но это не обязательно).

В качестве исполнителей поручений могут фигурировать как структурные подразделения, так и конкретные люди. При необходимости определяют сроки исполнения. Сроки не устанавливают для поручений регулярного или нормативного характера. В последнем пункте можно указать на кого возложен контроль за исполнением приказа (но это тоже не обязательно).

Когда предполагается ввести в действие приказ по основной деятельности не с момента его издания, то надо указать срок его введения.

В текст приказа не нужно включать фразу вида «Приказ довести до …». Исполнитель одновременно с проектом приказа готовит лист рассылки произвольной формы (т.е.

его можно изменять как угодно), где и перечисляет нужные структурные подразделения или конкретных лиц, которых необходимо ознакомить. Ведь приказ издается не для того, чтобы его тайно хранить в сейфе.

Есть «специальные люди» в службе делопроизводства, в обязанности которых входит дальнейшая работа с приказами организации после их подписания.

Можно сделать все менее формально. В организации люди часто не возражают ставить отметку об ознакомлении с приказом и без листа рассылки.
 

 
Как оформить приложение
Отдельные массивы информации из-за их большого объема обычно оформляют в виде отдельных приложений к приказам по основной деятельности. Например, утверждаемые приказом другие документы (инструкции, положения, графики, схемы, штатные расписания и т.д.).

Если приложений несколько, то их в тексте приказа нумеруют. Например, «Утвердить порядок приема–передачи, учета и списания основных средств (приложение № 4)».

Непосредственно на первом листе приложения в правом его верхнем углу оформляют отметку по следующему образцу:

Приложение № 4к приказу ООО «Буйвол»

от 16.01.2014 № 12

Как правильно оформить приказ об отмене другого приказа или его изменении читайте в другой статье. Там же будут образцы составления таких приказов.

Если требуется сделать выписку из приказа, тогда посмотрите пример по ссылке в этой статье.

Думаю на сегодня достаточно информации об оформлении приказов. Что еще по данной теме? Далее можно будет почитать о согласовании и регистрации приказов по основной деятельности – это обязательные этапы.

Евгения Полоса

К записи 220 комментариев

Источник: http://delo-ved.ru/deloproizvodstvo/oformlenie-dokumentov/prikazy-po-osnovnoi-deyatelnosti.html

Как организации отказаться от использования печати и в каких документах печать остается обязательным реквизитом

Можно ли создать приказ об отмене действия печати?

Несколько лет назад законодательство обязывало организации иметь круглые печати с указанием названия и места нахождения. Но в апреле 2015 года вступил в силу Федеральный закон  от 06.04.15 № 82-ФЗ, который снял такую обязанность и сделал применение печатей правом АО и ООО. В законах об ООО и АО теперь используется следующая формулировка:

Общество вправе иметь печать, штампы и бланки со своим наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства индивидуализации.

Федеральным законом может быть предусмотрена обязанность общества использовать печать. Сведения о наличии печати должны содержаться в уставе общества (п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах», п. 5 ст.

2 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»).

Выделим несколько ключевых моментов

1) Теперь организации вправе, но не обязаны иметь печать. Другими словами, руководство может само решить, нужна ли обществу печать.
2) Сведения о наличии печати должны содержаться в уставе. В уставе должно быть прописано, что у организации есть печать..
3) Печать приравнена к средствам индивидуализации.

Печать — это лишь средство индивидуализации организации (такое же, как эмблема или товарный знак). И она может быть любой (не обязательно круглой).
4) Отдельные законы могут предусматривать случаи, когда организация обязана использовать печать.

На уровне федерального законодательства могут сохраняться случаи, когда без печати не обойтись.

Что с печатями ИП?

Законодательство РФ не обязывает индивидуальных предпринимателей иметь печать. Вопрос об изготовлении и использовании печати предприниматели по-прежнему решают самостоятельно.

Когда печать можно проставлять  (при ее наличии)

Многие законы прямо указывали, что при совершении тех или иных сделок проставление печати обязательно. Но поскольку наличие печати необязательно, то эти законы скорректировали. И предусмотрели, в каких случаях оттиск печати следует проставлять только при ее наличии. Перечень таких законов мы обобщили в таблице.

Наименование закона

Проставление печати

Трудовой кодекс РФ (ст. 230).

Печатью (при ее наличии) должен заверяться акт о несчастном случае на производстве.

Арбитражный процессуальный кодекс РФ (ч. 5 ст. 61).

Доверенность от имени организации должна быть подписана ее руководителем или иным уполномоченным лицом и скреплена печатью организации (при ее наличии).

Гражданский процессуальный кодекс (ч. 3 ст. 53 ГПК РФ).

Доверенность от имени организации выдается за подписью ее руководителя или иного уполномоченного лица, скрепленной печатью этой организации (при ее наличии).

Гражданский кодекс (абз. 9 п. 1 ст. 913 ГК РФ).

Для оформления двойного складского свидетельства нужно применять печать (при ее наличии).

Федеральный закон от 26.12.08 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» (ч. 10 ст. 16).

Журнал учета проверок должен быть прошит, пронумерован и удостоверен печатью юридического лица, индивидуального предпринимателя (при ее наличии).

Федеральный закон от 02.10.07 № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве» (ч. 2 ст. 54).

Доверенность, выдаваемая от имени организации другому лицу, должна быть подписана руководителем или иным уполномоченным на то лицом и скреплена печатью организации (при ее наличии).

Федеральный закон от 13.07.15 № 218-ФЗ «О государственной регистрации недвижимости”(ч. 9 ст. 18).

При представлении в регистрирующий орган копий учредительных документов, они должны заверяться печатью юридического лица (при ее наличии).

Федеральный закон от 22.11.95 № 171-ФЗ «О государственном регулировании производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции и об ограничении потребления (распития) алкогольной продукции» (подп. 5 п. 1 ст. 10.2).

Отпуск (реализация) этилового спирта осуществляется при наличии у организации-покупателя заверенных подписью руководителя и печатью (при ее наличии) копии извещения об уплате авансового платежа акциза с отметкой налогового органа по месту постановки на учет покупателя спирта.

Федеральный закон от 16.07.98 № 102-ФЗ «Об ипотеке (залоге недвижимости)» (абз. 6 п. 1 ст. 17, п. 2 ст. 25).

Печатью (при ее наличии) должны заверяться:

  • выписки по счету депо;
  • закладные об исполнении обеспеченного ипотекой обязательства.

Федеральный закон от 22.04.96 № 39-ФЗ «О рынке ценных бумаг» (п. 1 ст. 17, абз. 11 ч. 4 ст. 18, п. 10 ст. 27.5-3).

Печатью (при ее наличии) должны заверяться:

  • решения об эмиссии ценных бумаг;
  • сертификаты эмиссионной ценной бумаги;
  • решения о выпуске российских депозитарных расписок.

Федеральный закон от 21.12.01 № 178-ФЗ «О приватизации государственного и муниципального имущества» (абз. 4 п. 1, абз. 1 п. 2 ст. 16).

Печатью (при ее наличии) должны заверяться:

  • документы, содержащие сведения о доле РФ, субъекта РФ или муниципального образования в уставном капитале юридического лица;
  • документы, представляемые претендентами на покупку имущества.

Федеральный закон от 27.11.10 № 311-ФЗ «О таможенном регулировании в РФ» (п. 6 ч. 3 ст. 90)

Печать (при ее наличии) должна проставляться:

на копии аудиторского заключения о достоверности бухгалтерской отчетности,   прилагаемой к заявлению включении в реестр уполномоченных экономических операторов

Федеральный закон от 05.04.13 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (ст. ст. 51, 88).

Печать (при ее наличии) должна проставляться:

  • на доверенностях, прилагаемых к заявкам на участие в открытом конкурсе, закрытом аукционе;
  • на заявке на участие в закрытом аукционе.

Если печать есть, нужно ее использовать

Из норм закона следует, что при наличии печати она  должна проставляться. Ведь законодатели не предусмотрели, что печать проставляется «на усмотрение» или «по желанию». А значит, если печать у организации есть, то ей нужно пользоваться.

И даже если компания была создана до того, как печать стала необязательной, лучше не спешить с ее уничтожением.

 Не исключено, что государственные органы могут потребовать оттиска печати на документах, ссылаясь на то, что такая организация должна иметь печать.

Нужна ли печать на договоре

Ещё до того, как печать перестала быть обязательной, судьи приходили к выводам, что законодательство не содержит обязательного наличия печати сторон по договору (постановление ФАС Московского округа от 22.03.12 № А40-62363/11-71-291).

Получается, что проставление печати на договорах и раньше не было обязательным (если этого, конечно, не требовал сам договор).

Без печати можно  заключать и трудовые договоры, поскольку статья 57 ТК РФ не предусматривает печать в качестве обязательного реквизита. Таким образом, в целях заключения договоров отмена печати, в принципе, ничего не изменила.

Бесплатно составлять договоры в Контур.Эльбе по готовым шаблонам

Первичные документы

Формы первичных учетных документов организации вправе разрабатывать самостоятельно (см. «Новый закон о бухучете: какие первичные учетные документы можно использовать»). При этом буквы «М. П.» на таких документах можно  не ставить, поскольку оттиск печати не является обязательным реквизитом «первички» в силу статьи 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Формы, обязательные к применению

Существуют документы, которые составляются только по строго установленным формам, содержащим поле для оттиска печати (например, приходные и расходные кассовые ордера № КО-1 и КО-2, утв. постановлением Госкомстата РФ от 18.08.98 № 88).

Также предусмотрено, что на большинстве бланков строгой отчетности должна быть проставлена печать (пункт 3 положения, утв. постановлением Правительства РФ от 06.05.08 № 359). Эти требования продолжают действовать.

Печать в трудовой книжке

Те организации, у которых есть печать, должны использовать ее  для ведения трудовых книжек. Так, печать (при ее наличии) требуется проставлять на титульном листе при заполнении трудовой книжки и при изменении записей (пункты 2.2 и 2.3 инструкции, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.03 № 69).

Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам

Представление документов в ИФНС

Как правило, если копии представлены в ИФНС в бумажном виде, их требуется заверять печатью (статьи 91, 93.1 НК РФ).

Налоговая и прочая отчетность организации

Многие организации, которые сдают отчетность в электронном виде, уже давно забыли про печати на декларациях (ведь им достаточно лишь наличия электронной цифровой подписи).

А вот те, кто продолжает отчитываться «на бумаге», должны  проставлять печать, поскольку формы некоторых отчетных документов предусматривают её наличие, например:

  • форма 4-ФСС;
  • книга продаж;
  • книга учета доходов и расходов (при применении упрощенной системы налогообложения).

Сдать через интернет отчетность в ИФНС, ПФР и ФСС

Нужно ли менять устав в связи с решением об использовании печати

Как мы уже сказали, законодатели предусмотрели, что сведения о наличии печати должны содержаться в уставе. Но как быть, если компания создана в те времена, когда наличие печати было обязательным, и упоминания в уставе не требовалось? Приходим к следующим выводам:

  • если в уставе ничего про печать не сказано, то можно оставить его в таком виде. Но тогда получится, что у организации печати нет и, соответственно, пользоваться ей нельзя;
  • если организация желает официально закрепить наличие печати, то в устав нужно внести изменения. Но тогда получится, что печать придется использовать даже в тех случаях, когда проставление печати необязательно.

А можно ли не вносить изменения в устав и одновременно продолжить пользоваться печатью? Однозначного ответа на данный вопрос нет. Ведь с одной стороны, если в уставе про печать ничего не сказано, то печати быть не должно. С другой стороны, существует целый ряд документов, на которых, по-прежнему, нужно ставить печать всем организациям (вне зависимости от содержания устава)

 

Источник: https://www.buhonline.ru/pub/comments/2015/4/9688

101Адвокат
Добавить комментарий