Не полные данные на первой странице в трудовой книжке

Трудовая книжка. Вопросы и ответы

Не полные данные на первой странице в трудовой книжке
В нашу организацию принимают на работу нового сотрудника, у которого утеряна трудовая книжка. Никаких документов о том, где он раньше работал, у него нет.

Как поступить в данном случае? Вы имеете право оформить новую трудовую книжку сотруднику, по его письменному заявлению, с указанием причины отсутствия трудовой книжки – “утраты, повреждением или по иной причине” (ст.65 ТК РФ).

Имейте в виду, что работодатель обязан оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на работу к данному работодателю, пп. 7.1, 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

В трудовой книжке сделана запись о приеме и переводе работника на странице сведений о награждениях. Как правильно исправить ошибку: оформить вкладыш, признать запись в трудовой книжке недействительной и повторить эти записи во вкладыше?

Прежде всего имейте в виду, что в разделе “Сведения о награждении” трудовой книжки зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей не допускается п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтрудсоцразвития России от 10.10.2003 № 69. В данном случае существуют два варианта изменения ошибочной записи о приеме на работу. В первом варианте необходимо в разделе “Сведения о награждении”, после соответствующей последней в данном разделе записи, указать последующий порядковый номер, дату внесения записи, в графе 3 сделать запись: “Запись за номером таким-то недействительна”. После этого в разделе “ Сведения о работе” производите правильную запись. В графе 4 повторяете дату и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого запись была неправильно внесена в раздел “Сведения о награждениях”, либо указываются дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись. Во втором варианте по письменному заявлению работника выдается дубликат трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной. При этом в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись “Дубликат”. На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется “Взамен выдан дубликат” с указанием его серии и номера.

Страницы всех разделов для отражения трудовой деятельности работника в трудовой книжке старого образца закончились – можно ли в нее вшить вкладыш нового образца? Если нет, то где можно приобрести вкладыши для трудовой книжки старого образца?

В случае, если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш нового образца, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. При выдаче вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью “Выдан вкладыш” и указывается серия и номер вкладыша, п.38, 39 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 № 225. Обращаем Ваше внимание на то, что новые формы трудовых книжек и вкладышей к ним применяются с 1 января 2004 г. Трудовые книжки и вкладыши прежнего образца признаются действительными и не подлежат обмену на книжки нового образца.

Где следует указывать сведения о полученном образовании в трудовой книжке работника, впервые поступающего на работу?

Сведения об образовании, профессии и специальности записывают на первой странице (титульном листе) трудовой книжки на основании документов об образовании и квалификации диплома, аттестата, свидетельства, п.2.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек. Утверждена Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.2003 № 69. После заполнения всех необходимых сведений о работнике и указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на первой странице (титульном листе) заверяет правильность внесенных сведений. Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации, в которой впервые заполнялась трудовая книжка.

Как быть в случае, если работодатель, допустивший ошибку в оформлении трудовой книжки, находится в другом регионе РФ, а не в местности, где в данный момент работает работник?

В этом случае у Вас есть два варианта исправления ошибки. В первом: работник самостоятельно обращается к работодателю, кадровая служба которого допустила ошибку в трудовой книжке, и там ее исправляют в установленном порядке. Во втором варианте: Вы направляете официальный запрос предыдущему работодателю и на основании его официального ответа вносите в трудовую книжку работника необходимые исправления. В том случае, если организация, в которой сделали неправильную запись в трудовую книжку, реорганизована, исправление вносит ее правопреемник. В случае ликвидации организации работодатель по новому месту работы на основании соответствующего документа вносит необходимые изменения п. п.27, 28 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. Сами исправительные записи нужно делать в порядке, предусмотренном Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69. После последней записи указывают следующий порядковый номер и дату исправления. А затем пишут: “Запись за номером таким-то недействительна”. После этого необходимо сделать правильную запись.

Наша бывшая сотрудница потеряла трудовую книжку, как правильно можно её восстановить?

В случае утраты трудовой книжки сотрудница должна заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель обязан в срок не позднее 15 дней со дня подачи сотрудницей заявления выдать ей дубликат трудовой книжки. При оформлении дубликата трудовой книжки в него вносятся: сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы сотрудницы до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами; сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы. Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения организации, периодов работы и должностей сотрудницы. В случае, если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, то в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения, п. 31, п. 32 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. Геннадий ПОРВАТКИН, юрист

Продолжение следует

2010-04-26 18:47:04

Источник: https://www.solidarnost.org/thems/pravovoj-likbez/pravovoj-likbez_3466.html

Трудовая книжка: правила заполнения

Не полные данные на первой странице в трудовой книжке

Кадровые документы для «трудовых» проверок

В консультации «Трудовая книжка: основные правила оформления» мы рассмотрели правила оформления трудовой книжки, здесь же расскажем, как правильно ее заполнять с учетом всех требований законодательства.

Разделы трудовой книжки

Трудовая книжка содержит следующие разделы:

  • сведения о работнике (Ф. И. О., дата рождения);
  • сведения о работе (наименование предприятия, записи о приеме, переводе и увольнении);
  • сведения о награждениях (информация о награждениях государственными наградами Украины);
  • сведения о поощрениях (за успехи в работе, открытия, изобретения и т. д.). Как вносить записи о поощрениях, см. «Поощрения и вознаграждения: вносим запись в трудовую книжку»;
  • сведения о назначении пенсии. В случае назначения пенсии по возрасту или за выслугу лет органы ПФУ ставят в трудовой книжке в разделе «Сведения о назначении пенсии» штамп «Пенсия назначена» (п. 2.30 Инструкции № 58).

Какую информацию не вносят в трудовую книжку?

В трудовую книжку не вносятся следующие данные:

  • премии, предусмотренные системой оплаты труда, или выплаты, имеющие регулярный характер;
  • наложенные на работника взыскания (выговоры);
  • характер трудового договора, по которому принимается работник (срочный или бессрочный);
  • испытательный срок;
  • пребывание работника в социальном отпуске (в связи с беременностью и родами, по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста);
  • пребывание работника в отпуске без сохранения зарплаты, предоставленном по медицинским показаниям для ухода за ребенком до 6 лет;
  • временный перевод на другую работу, совмещение профессий (должностей) или выполнение обязанностей временно отсутствующего коллеги;
  • перемещение внутри предприятия на другое место работы, в другое структурное подразделение в той же местности, поручение работы на другом механизме или агрегате в рамках специальности, квалификации или должности, определенной трудовым договором.

Заполнение титульного листа

При первом заполнении трудовой книжки сначала надо сделать запись на титульном листе (на с. 1 – на украинском языке и на с. 33 – на русском, если книжка заполняется и на русском). В частности, на титульном листе указываются:

  • сведения о работнике (Ф. И. О. без сокращений);
  • дата рождения (на основании данных паспорта или свидетельства о рождении);
  • дата заполнения.

Правильность внесенной информации работник должен заверить своей подписью. Титульный лист трудовой книжки подписывается работником кадровой службы или другим лицом, ответственным за выдачу трудовых книжек, и заверяется печатью предприятия (см. образец 1).

1 из 1

Общие правила

Работодатель издает приказ (распоряжение) о приеме на работу, переводе на другую работу, поощрении, увольнении.

Именно на основании этого приказа вносится запись в трудовую книжку.

В графе 4 трудовой книжки делается ссылка на такой приказ (см. образец 2).

1 из 1

Между записями в трудовой книжке не должно быть пропущенных строк. Это делается с целью предотвращения возможных нарушений (например, неправомерное внесение периодов работы, переводов на другую должность и т. п.).

С записями о приеме, переводе и увольнении работодатель знакомит работника под подпись. Для этого в личную карточку работника (типовая форма № П-2, утвержденная Приказом № 495) вносится соответствующая запись (следует в точности повторить запись в трудовой книжке), напротив которой работник должен поставить свою подпись.

Сроки внесения записей

Записи вносятся:

  • о приеме и переводе – в течение недели;
  • об увольнении – не позже даты увольнения.

Внесение записи о приеме и переводе

Перед внесением записи о приеме на работу в графе 3 в виде заголовка (перед самой записью) необходимо написать полное наименование предприятия (учреждения, организации), включая название его организационно-правовой формы. Вместо записи можно также поставить специальный штамп (при наличии) с указанием названия предприятия. При этом графы 1, 2 и 4 не заполняются.

Записи о приеме или переводе работника на другую работу необходимо делать согласно Классификатору профессий ДК 003:2010 (далее – Классификатор) и Инструкции № 58.

Наименование должности в трудовой книжке, как и в приказах, и в штатном расписании, должно отвечать наименованию профессий и должностей из Классификатора (подробнее об оформлении приема на работу см. «Принимаем на работу по трудовому договору»).

Внесение записи об увольнении

При внесении записи об увольнении надо обязательно указать норму законодательства, согласно которой увольняется работник. Формулировки могут быть, к примеру, следующими:

  • «Уволен по собственному желанию, ст. 38 КЗоТ Украины»;
  • «Уволен по соглашению сторон, п. 1 ст. 36 КЗоТ Украины»;
  • «Уволен в связи с сокращением штатовработников, п. 1 ст. 40 КЗоТ Украины»;
  • «Уволен в связи с систематическим невыполнением трудовых обязанностей без уважительных причин, п. 3 ст. 40 КЗоТ Украины» и т. д.

Подробнее об оформлении увольнения см. «Общие требования к увольнению», «Увольнение работника: собственная инициатива», «Увольнение работника: инициатива работодателя», «Увольнение: образцы документов».

Прочие записи

Кроме записей о приеме, переводе и увольнении, по месту работы в трудовую книжку отдельной строкой вносят записи о периодах прочей деятельности, а именно (п. 2.18 Инструкции № 58):

  • о времени службы в составе Вооруженных Сил Украины с указанием даты призыва (зачисления) и даты увольнения со службы. Эта запись делается на основании данных военного билета;
  • времени обучения в вузе, а также времени пребывания в аспирантуре и клинической ординатуре. Запись вносят на основании информации из диплома.

Оформление вкладышей в трудовую книжку

Вкладыш в трудовую книжку выдается в том случае, когда все страницы соответствующего раздела книжки (например, сведения о работе) уже заполнены (п. 3.1 Инструкции № 58).

При каждой выдаче вкладыша на титульной странице книжки ставится штамп размером 10 x 25 мм и делается надпись «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера вкладыша. Вкладыш вшивается в трудовую книжку.

Записи в него вносятся в том же порядке, как и в трудовую книжку.

Независимо от того, какую трудовую книжку имеет работник (образца 1938-го или 1974 года), ему выдается вкладыш нового образца.

Выдача дубликата трудовой книжки

Правила выдачи дубликата трудовой книжки прописаны в разд. 5 Инструкции № 58. Дубликат выдается, если:

  • трудовая книжка утеряна;
  • трудовая книжка непригодна для использования (испачкана, обгорела, разорвана);
  • по требованию работника, когда запись в трудовой книжке была признана недействительной.

В правом верхнем углу титульного листа трудовой книжки делается надпись «Дубликат». Если же дубликат выдан вместо трудовой книжки, которая пришла в непригодность, на первой странице испорченной книжки производится запись «Выдан дубликат», и эта книжка возвращается владельцу.

Если работник ранее уже работал, то работодатель, выписывая ему дубликат трудовой книжки, перед первой записью в графе 3 раздела «Сведения о работе» вносит сначала запись о его общем стаже работы. Эти данные записывают суммарно, то есть указывают общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, где, когда и на какой должности он работал в прошлом.

Далее общий трудовой стаж расписывается по отдельным периодам работы, при условии, что работник предоставит сведения об этих периодах (справки или заверенные в установленном порядке копии приказов с предыдущих мест работы). Без таких документов записи не вносятся.

Если документы, на основании которых делались записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, то в дубликат трудовой книжки вносят только сведения, имеющиеся в этих документах.

В разделе «Сведения о работе» указывают (см. образец 3):

  • в графе 2 – дату приема (перевода, увольнения) работника;
  • графе 3 – наименование предприятия, на котором работал работник, а также цех (отдел) и должность (работу), на которую он был принят;
  • графе 4 – наименование, дату и номер документа, на основании которого выполнена запись в дубликате.

И только потом пишут название предприятия, которое выдает дубликат, и сведения о работе на этом предприятии. Оформляя дубликат трудовой книжки, последний работодатель не удостоверяет своей подписью и печатью каждую внесенную запись о предыдущих местах работы. Удостоверению подлежит только запись об увольнении работника.

1 из 1

Источник: https://uteka.ua/publication/commerce-12-zarplaty-i-kadry-3-trudovaya-knizhka-pravila-zapolneniya

Подпись ответственного лица в трудовой книжке | Загранник

Не полные данные на первой странице в трудовой книжке

sgorin / Depositphotos.com

В силу п. 2.

2 Инструкции по ведению трудовых книжек лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, подписывает первую страницу (титульный лист) трудовой книжки, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы) (при наличии печати), в которой впервые заполнялась трудовая книжка. Сама форма трудовой книжки предписывает ставить подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, “разборчиво”.

В Минтруд России поступил вопрос относительно того, требуется ли при проставлении упомянутой подписи указание Ф. И. О. кадрового работника или достаточно только собственно подписи. Ответ на него чиновники дали довольно странный (письмо Минтруда России от 20 марта 2019 г. № 14-0/В-171). В ведомстве указали, что “исходя из пункта 2.

2 Инструкции подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, на титульном листе трудовой книжки работника должна быть поставлена разборчиво”. Однако, во-первых, указанная норма вообще ничего не говорит про “разборчивость” подписи. Как уже отмечалось выше, соответствующее указание наличествует только в самой форме трудовой книжки.

А во-вторых, вопрос как раз и заключался в том, как именно выполнить требование о “разборчивости” подписи. Ведь в своем общеязыковом значении подпись представляет собой уникальную совокупность символов, выполненную с применением оформительских приемов и используемую для аутентификации человека.

Критерий “разборчивости” с трудом к ней применим, поскольку подпись вообще может не содержать каких-либо языковых единиц.

В то же время, например, по ГОСТу Р 7.0.97-2016 подпись включает в себя наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

И в таком понимании подписи хотя бы становится понятно, что именно требуется указывать “разборчиво”.

Возникает правда другой вопрос: как вместить все указанные элементы в отведенное в соответствующей графе титульного листа трудовой книжки место? Очевидно, разъяснения Минтруда России к разрешению указанных затруднений правоприменителей не приближают.

Узнайте последние изменения правового регулирования трудовых отношений и кадрового делопроизводства, пройдя обучение по программе повышения квалификации, и получите диплом установленного образца

Отметим, что специалисты Роструда отвечают на аналогичные вопросы гораздо более конкретно: в консультациях с портала “Онлайнинспекция.РФ” рекомендуется вносить в рассматриваемую графу титульного листа трудовой книжки фамилию лица, ответственного за ее ведение.

Увольнение работника при официальном трудоустройстве фиксируется соответствующей записью в трудовой книжке. При оформлении пенсии недочеты, допущенные при заполнении сведений о приеме и увольнении, станут причиной восстановления данных о стаже.

Во избежание ошибок, для унификации данных существуют нормативные документы, требования которых необходимо соблюдать.

Кто подписывает увольнение в трудовой книжке

Трудовая книжка относится к документам строгой отчетности. Для оформления, ведения и хранения на практике применяются соответствующие Правила, инструкция и ГОСТ 6.30. Недостаточная регламентация оформления увольнения работника вызывает разночтения у должностных лиц, в чью компетентность входит запись в трудовой книжке об увольнении.

Читать дальше  Предприятия торговли и общественного питания

Все сведения, сделанные за период действия договорных отношений, заверяются последней записью, в которой указываются:

  • дата окончания работы;
  • ссылка на закон (причина увольнения);
  • подпись ответственного лица.

Кто именно расписывается в трудовой книжке при увольнении?

Согласно нормативным актам правом заверения обладает работодатель. В том случае, если это индивидуальный предприниматель, то он обязан вести бумаги наемных работников. Учитывая немногочисленность персонала, для него это не составит большого труда. Если работодатель – юр лицо, то круг решаемых вопросов и штат не оставляют времени на кропотливую, требующую специальных знаний работу.

На предприятиях и организациях руководители делегируют свои полномочия работнику кадровой службы, бухгалтеру, секретарю, которые могут подписать трудовую книжку.

Эти лица должны иметь официальный статус на основании приказа о своих должностных обязанностях. На время отпуска или болезни такого работника руководитель обязан издать дополнительный приказ о назначении временно исполняющего обязанности.

На период замещения врио производится доплата за совмещение согласно законодательству.

Запись об увольнении

Запись об увольнении имеет номер, без пропусков строк. Подпись прописывается по требованиям ГОСТА об унифицированных документах:

  • с указанием должности;
  • личной росписи;
  • расшифровки росписи.

Если ведение и хранение документов поручено работнику предприятия, то он указывает свою штатную должность:

  • начальник отдела кадров;
  • секретарь;
  • бухгалтер.

Когда записи в документе делает руководитель, то он также должен указать свою должность без сокращений. Название должности, роспись, расшифровка не должны занимать несколько строк. Для сокращения объема записи практикуется вместо названия должности записать «работодатель».

Индивидуальный предприниматель, в ведении которого находятся документы, не имеет официальной должности. Но при записи об увольнении нельзя игнорировать требование о фиксации должности исполнителя. В отсутствии пояснения по данному вопросу в них вносят записи:

  • индивидуальный предприниматель;
  • ИП;
  • работодатель.

Пояснение расшифровки росписи трактуется двояко: с инициалами или имя, отчество полностью. Однозначной ошибкой будет отсутствие в расшифровке подписи в трудовой книжке при увольнении сокращенных или полных данных по имени и отчеству ответственного лица.

Должен ли работник расписываться в трудовой книжке при увольнении

Кто еще подписывает трудовую книжку при увольнении? Согласно Правилам и инструкции сотрудник при расчете в последний рабочий день при получении документа должен в нем расписаться. Предварительно он должен ознакомиться с приказом об увольнении, поставить в нем свою роспись. В книжке он должен оставить запись, аналогичную записи должностного лица, выдающего ему документ на руки.

Роспись должна иметь расшифровку:

Имя и отчество – как инициалы или полностью. Такое требование вытекает из практики: возможная смена фамилии. В таком случае меняется подпись, которая не будет соответствовать образцу на титульном листе. Во избежание подобных ситуаций после росписи уволившееся лицо собственноручно записывает свои личные данные относительно фамилии, имени, отчества.

Читать дальше  Проверка штрафов мвд по фамилии имени отчеству

Спорным вопросом для кадровых работников или выполняющих эти обязанности является внесение в запись сведения о занимаемой должности. С одной стороны человек, получивший расчет на основании приказа об увольнении, не является сотрудником указанного предприятия.

Такое положение неправомерно, так как в последний рабочий день, несмотря на приказ, у сотрудника отмечен выход на рабочее место, этот день учитывается при начислении заработной платы. Указание должности в этом случае необходимо. В тех случаях, когда название штатной единицы многословно, его сокращают до слова «работник».

Как быть при ситуации отказа от росписи или отсутствия на рабочем месте по причине болезни, отпуска, командировки?

Должен ли работник расписываться в трудовой книжке и указывать свою должность?

Выдача документа после расторжения трудового договора в последующие дни означает, что человек уже не может именовать себя «работником».

Недостаточная регламентация оформления подписи уволенного сотрудника приводит к «новаторству» со стороны кадровых работников. После подписи исполнителя по их требованию бывший работник вносит удостоверяющую запись, что ознакомлен со сведениями о должности, стаже, причине увольнения.

Такое разночтение вытекает из пункта 35 Правил, в котором указывается о необходимости заверения записей в документе руководителем/ответственным лицом и рассчитавшимся работником. Объяснение вытекает из смысла слова «заверение». В делопроизводстве под этим понятием подразумевается подпись, без дополнительной удостоверяющей записи.

Оформление трудовых отношений, включая их расторжение, должно соответствовать указаниям Правил по ведению, оформлению трудовых книжек, инструкции по их заполнению. Необходимо учитывать требования ГОСТа 6.

30 об унификации документооборота.

Подписи ответственного за оформление, хранение, выдачу документов лица и уволенного сотрудника должны быть идентичны: содержать сведения о должности, личную роспись и полную ее расшифровку.

Источник: http://zagranic.ru/2019/09/10/podpis-otvetstvennogo-lica-v-trudovoj-knizhke/

1.3 Внесение изменений и исправлений в трудовую книжку

Не полные данные на первой странице в трудовой книжке

Работодатель обязан выдать работникув день увольнения (последний день работы)его трудовую книжку с внесенной в неезаписью об увольнении.

При задержкевыдачи работнику трудовой книжки повине работодателя, внесении в трудовуюкнижку неправильной или не соответствующейфедеральному закону формулировкипричины увольнения работника работодательобязан возместить работнику не полученныйим за все время задержки заработок. Днемувольнения (прекращения трудовогодоговора) в этом случае считается деньвыдачи трудовой книжки.

О новом днеувольнения работника (прекращениитрудового договора) издается приказ(распоряжение) работодателя, а такжевносится запись в трудовую книжку. Ранеевнесенная запись о дне увольненияпризнается недействительной.

Если вдень увольнения (прекращения трудовогодоговора) выдать трудовую книжкуневозможно в связи с отсутствиемработника либо его отказом от получениятрудовой книжки на руки, работодательнаправляет ему уведомление о необходимостиявиться за трудовой книжкой либо датьсогласие на отправление ее по почте.

Пересылка трудовой книжки почтой поуказанному работником адресу допускаетсятолько с его согласия в соответствиисо ст.36 Постановления № 225. Со днянаправления указанного уведомленияработодатель освобождается отответственности за задержку выдачиработнику трудовой книжки.

В случаесмерти работника трудовая книжка послевнесения в нее соответствующей записио прекращении трудового договоравыдается на руки одному из его родственниковпод расписку или высылается по почтепо письменному заявлению одного изродственников .

Необходимо иметь в виду,что на практике встречались случаи,когда уволенный работник в судебномпроцессе заявлял, что он действительнополучал конверт с письмом от работодателя,но в данном письме не содержалосьтребования явиться за трудовой книжкойлибо дать согласие на отправление еепо почте, а, к примеру, был вложен чистыйлист бумаги (направлена поздравительнаяоткрытка, какое-либо иное несущественноеуведомление и тому подобное). Такимобразом, во избежание подобных ситуацийи для обеспечения возможности работодателяотстоять свою позицию в суде рекомендуетсяработодателю при отправке письма суведомлением составить опись вложения(она заверяется сотрудниками почтовогоотделения), в которой четко указать, чтоработнику направляется требованиеявиться за трудовой книжкой, либо датьсогласие на отправление ее по почте.

2.2 Учет и хранение трудовых книжек

Учет и хранение трудовых книжек являетсяобязанностью работодателя, с этой цельюон ведет:

-приходно-расходную книгу по учетубланков трудовой книжки и вкладышей внее;

– книгу учета движения трудовых книжеки вкладышей в них. Формы названных книгутверждены постановлением Министерстватруда и социального развития РФ от 10октября 2003 г. и содержатся в приложенияхк нему.

В книге учета движения трудовыхкнижек и вкладышей в них, которая ведетсякадровой службой или другим подразделениеморганизации, оформляющим прием иувольнение работников, регистрируютсявсе трудовые книжки, принятые отработников при поступлении на работу,а также трудовые книжки и вкладыши вних с указанием серии и номера, выданныеработникам вновь. При получении трудовойкнижки в связи с увольнением работникрасписывается в личной карточке и вкниге учета движения трудовых книжеки вкладышей в них.

Приходно-расходная книга по учетубланков трудовой книжки и вкладыша внее и книга учета движения трудовыхкнижек и вкладышей в них должны бытьпронумерованы, прошнурованы, завереныподписью руководителя организации, атакже скреплены сургучной печатью илиопломбированы.

Трудовые книжки и дубликатытрудовых книжек, не полученные работникамипри увольнении либо в случае смертиработника его ближайшими родственниками,хранятся в течение двух лет в кадровойслужбе организации отдельно от остальныхтрудовых книжек.

По истечении указанногосрока невостребованные трудовые книжкихранятся в архиве организации в течение50 лет, а затем подлежат уничтожению вустановленном порядке.

На практике встречаются случаи,когда некоторые органы, такие какПенсионный фонд РФ, ОВИР и др., требуютот работника предоставления подлинникатрудовой книжки. Но законодателемустановлено, что трудовая книжка можетвыдаваться на руки работнику только вслучае его увольнения.

При выдаче книжкина руки работнику существует опасностьутери документа или его подделки. В этомслучае Министерством труда и социальногоразвития Российской Федерации даваласьследующая рекомендация: работникукадровой службы вместе с сотрудникомприйти в соответствующий орган и показатьего книжку.

Но понятно, что это достаточнопроблематично, и если в организациибольшое число сотрудников, то практическиневозможно. Поэтому, вопреки требованиямзакона, на практике кадровый специалиствсе-таки выдает трудовую книжку.

В этомслучае кадровику рекомендуется взятьс работника письменное заявление, вкотором будет указана уважительнаяпричина выдачи книжки.2.3 Ответственностьза соблюдение порядка ведения трудовыхкнижек

Согласно ст.23.12 КоАП РФ дела обадминистративных правонарушениях вобласти законодательства о труде и егоохраны рассматриваются Федеральнойинспекцией труда и подведомственнымией государственными инспекциями труда.

Статьей 2.4 КоАП РФ предусмотрено,что должностное лицо в случае совершенияим административного правонарушенияв связи с неисполнением либо ненадлежащимисполнением своих служебных обязанностейподлежит административной ответственности.

Совершившие административныеправонарушения в связи с выполнениеморганизационно-распорядительных илиадминистративно-хозяйственных функцийруководители организаций, а также лица,осуществляющие предпринимательскуюдеятельность без образования юридическоголица, несут административную ответственностькак должностные лица, если законом неустановлено иное. Размеры административныхштрафов за нарушение законодательствао труде определены в ст.5.27 КоАП РФ: надолжностных лиц, а также лиц, осуществляющихпредпринимательскую деятельность безобразования юридического лица, налагаетсяштраф от 5 до 50 МРОТ.

Так как бланки трудовой книжки ивкладыша в нее хранятся в организациикак документы строгой отчетности, тоза нарушение порядка ведения, учета,хранения и выдачи трудовых книжекдолжностные лица несут ответственность.

Ответственность за организацию работыпо ведению, хранению, учету и выдачетрудовых книжек и вкладышей в нихвозлагается на работодателя.

Ответственностьза ведение, хранение, учет и выдачутрудовых книжек несет специальноуполномоченное лицо, назначаемоеприказом (распоряжением) работодателя.

При этом уточняется, какие видыответственности несут указанныедолжностные лица: установленнуюзаконодательством Российской Федерациидисциплинарную, материальную,административную и уголовнуюответственность. Рботодатель обязанвыдать работнику его трудовую книжкулишь в день увольнения (последний деньработы) с внесенной в нее записью обувольнении.

Ответственность за сохранностьтрудовой книжки работника в любом случаенесет специально уполномоченное лицо.Оно же будет нести и ответственностьза утерю трудовой книжки в случае, еслиработнику под расписку на короткий сроквыдается трудовая книжка.

Трудовая книжка установленногообразца является основным документомо трудовой деятельности и трудовомстаже работника.

Трудовое законодательствов настоящее время продолжает подвергатьсяреформированию, одним из этапов которогопредполагается возможная отмена трудовойкнижки, но пока этот институт трудовогоправа существует, необходимо осуществлятьчеткое и правильное оформление, ведение,заполнение и хранение трудовых книжек,что будет залогом соблюдения ряда прави свобод работника.

Заключение

Итак, данная работа посвященаизучению правил ведения хранения иучета трудовых книжек на предприятии.Трудовая книжка является одним изважнейших личных документов гражданинав нашей стране, она отражает всю егооплачиваемую трудовую деятельность,всю его профессиональную биографию.

Трудовая книжка является сложнымпо составу информации документом ивключает следующие элементы: обложку,титульный лист, содержательную часть(сведения о работе, награждениях,поощрениях, назначении пенсии).

Такимобразом, от правил ведения учета ихранения трудовых книжек во многомзависит вся последующая трудоваядеятельность работника, ибо неправильновнесенная запись может повлечь нарушениеправ работника по трудовому законодательству.

К сожалению, в настоящее времядалеко не все руководители негосударственныхорганизаций уделяют должное вниманиеэтому документу, а многие молодыеработники не знают о его роли приустановлении трудового стажа и зачастуюсчитают его необязательным.

Кроме того,в небольших по штатной численностиорганизациях, как правило, кадровыеслужбы отсутствуют, и нет специалистовпо ведению кадровой документации. Всеэто приводит к многочисленным ошибкампри ведении трудовых книжек, вплоть доих полного игнорирования или крайненебрежного оформления, в том числе безиспользования бланка установленногообразца.

Допущение ошибок можно объяснитьтем, что до недавнего времени работникикадровых служб имели небольшую возможностьдоступа к нововведениям в трудовомзаконодательстве. На сегодняшний жедень с развитием средств информационнойподдержки (СМИ, Интернет, программа”Консультант Плюс”) ошибок взаполнении, оформлении трудовых книжекстало гораздо меньше.

Следует отметить,что иногда возникает проблеманесоответствия действующих нормативныхдокументов по вопросам ведения трудовыхкнижек реальным жизненным ситуациям,возникающим в повседневной практике.

И сегодня, несмотря на недавние слухив СМИ о возможной отмене трудовых книжек,что связывалось, прежде всего, с принятиемФедерального закона “Об индивидуальном(персонифицированном) учете в системегосударственного пенсионного страхования”,новое трудовое законодательствоподтверждает целесообразностьсуществования трудовой книжки.

Каксвидетельствует практика кадровогоделопроизводства, работодателямипо-прежнему допускается немало ошибокпри обращении с документами работников.Это, к сожалению, касается и трудовыхкнижек.

Классификацияошибок, допускаемых при обращении струдовыми книжками.Трудоваякнижка – это документ, в установленнойформе отражающий сведения о трудовойдеятельности работника и его трудовомстаже. Основные требования к обращениюс трудовыми книжками определенысоответствующими нормативными актами(см. рис.1) и представлены в обобщенномвиде на рис.2.

Ошибки, допускаемые приобращении с трудовыми книжками, можно(с определенной долей условности)разделить на несколько функциональныхгрупп (см. рис.3). Большая их часть (попонятным причинам) допускаетсяработодателями в процессе ведениятрудовых книжек (см.

далее), однако начнеммы все-таки с рассмотрения ошибок,допускаемых при оформлении трудовыхкнижек – которых, увы, тоже встречаетсянемало.

Ошибки, допускаемые приоформлении трудовых книжекПриоформлении трудовой книжки наиболеечасто допускаются ошибки в сведенияхо работнике:фамилии, имени и отчестве(eслионо имеется у работника) работника;датерождения работника;имеющемся уработника образовании, профессии,специальности.

Характерными ошибками,допускаемыми при внесении в трудовуюкнижку сведений о работнике, являются:ошибкив написании фамилии, имени или (и) отчестваработника, в том числе пропуск букв илипроизвольная замена букв другими (посравнению с написанием, предусмотреннымдокументом, удостоверяющим личностьработника); Основныенормативные акты, регламентирующиепорядок обращения с трудовыми книжками 

№№ п.п.Наименование акта (документа) Функциональное назначение акта (документа)
1.Трудовой кодекс РФ:Ст. 65 – 66, 80, 84.1, 165, 234, 309, 392, 394Формирование законодательной основы для функционирования системы обращения с трудовыми книжками
2.Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225Установление единых правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей. Утверждение и введение в действие Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей. Утверждение и введение в действие форм трудовой книжки и вкладыша в нее
3.

Источник: https://studfile.net/preview/7318745/page:4/

Все по одной теме Документальное оформление работника Автор Аналитическая редакция АПС «Бизнес-Инфо»

Не полные данные на первой странице в трудовой книжке

В процессе осуществления хозяйственной деятельности любой наниматель сталкивается с вопросами регулирования трудовых отношений, регламентацией этих процессов.

Документальное оформление кадровых процедур – прямая обязанность работодателя независимо от организационно-правовой формы и масштабов его деятельности.

Организация правильного ведения кадровой документации, оформления трудовых отношений нанимателя и работника предусмотрена действующим законодательством о труде.

К сожалению, не все наниматели уделяют должное внимание данному процессу. Часто об учете кадров и ведении кадровой документации вспоминают только при возникновении трудовых споров либо проведении проверки.

В соответствии с Трудовым кодексом Республики Беларусь (далее – ТК) надзор и контроль за соблюдением закона, в том числе и за правильным ведением кадрового делопроизводства, осуществляют в установленном порядке специально уполномоченные государственные органы надзора и контроля.

При разрешении трудовых споров в суде кадровая документация выступает как письменное доказательство, и ее отсутствие или нарушения в ее оформлении могут привести к неблагоприятным для нанимателя последствиям.

Аналитическая правовая система «Бизнес-Инфо» предлагает вниманию своих пользователей тематическую подборку, посвященную документальному оформлению в организации трудовых и связанных с ними отношений между нанимателем и работником.

Данная подборка создана для всех, кому в процессе исполнения должностных обязанностей приходится заниматься оформлением и ведением кадровой документации. Прежде всего, конечно, для самих кадровиков, а также для юристов, бухгалтеров, секретарей.

В тематической подборке рассмотрены такие важные и всегда актуальные вопросы, как:

• прием на работу (вопросы, связанные с оформлением заявления, приказа, трудового договора (контракта), личного дела и т. д.);

• оформление, ведение, хранение, получение трудовой книжки;

• перевод и перемещение, их документальное оформление;

• увольнение работника.

В каждом пункте предложены алгоритмы действий, пособия, комментарии, вопросы и, конечно же, примеры заполнения кадровых документов.

Надеемся, что эта подборка будет полезна вам в профессиональной деятельности.

Работайте уверенно и комфортно вместе с «Бизнес-Инфо»!

1.1. Документы, предъявляемые при заключении трудового договора (или приеме на работу)

Предпосылкой заключения трудового договора является представление гражданином нанимателю необходимых документов в соответствии со ст.26 ТК. Если гражданин отказывается представить документы, предусмотренные законодательством, наниматель вправе отказать ему в приеме на работу, и такой отказ будет обоснованным.

Нанимателю запрещается требовать при заключении трудового договора (приеме на работу) документы, не предусмотренные законодательством (часть третья ст.26 ТК).

Дополнительно по теме:

Общий алгоритм приема на работу.

Прием на работу, заключение трудового договора (контракта).

Алгоритм приема на работу молодого специалиста.

Алгоритм приема иностранных граждан на работу в Республике Беларусь: получение необходимых разрешений.

Алгоритм приема на работу государственных служащих: действия нанимателя до заключения контракта.

Алгоритм оформления трудовых отношений с руководителем организации.

Алгоритм приема на работу студентов дневной формы получения образования.

Алгоритм приема на работу осужденного к исправительным работам.

Алгоритм приема на работу медицинского работника в частную медицинскую организацию.

Алгоритм приема на работу водителя автомобиля.

Прием на работу водителя автомобиля: образцы форм документов.

Алгоритм приема на работу инвалида.

Алгоритм трудоустройства работника, получившего инвалидность на данном производстве.

Здание передано по разделительному балансу: определяем нормативный срок службы. 

Трудовые отношения: порядок составления и оформления заявлений.

Предъявление российского диплома об образовании при приеме на работу: действия кадровика.

Прием на работу государственных служащих: кандидат представляет документы.

Трудоустройство иностранных граждан на территории Республики Беларусь.

Прием иностранных граждан на работу в Республике Беларусь: необходимые документы.

Принимаем на работу иностранца: правила въезда и пребывания иностранных граждан в Республике Беларусь.

Источник: http://bii.by/tx.dll?d=173304

101Адвокат
Добавить комментарий