Не принимают коммандировочный отчет

Заполнение авансового отчета в бухгалтерии — как правильно оформить и провести авансовый отчет

Не принимают коммандировочный отчет

Банки Сегодня Лайв

Статьи, отмеченные данным знаком всегда актуальны. Мы следим за этим

А на комментарии к данной статье ответы даёт квалифицированный юрист а также сам автор статьи.

Практически у каждой организации и ИП происходят ситуации, когда необходимо выдать денежные средства сотруднику под хозяйственно-операционные нужды, либо на командировку. Но не все эти расходы можно принять к учету. Как все-таки правильно проводить авансовый отчет, как и какие документы необходимо оформлять, а также какие расходы принимаются к учету, разберем ниже.

В самом словосочетании «авансовый отчет» слышится расшифровка смысла – отчет по выданному авансу. Выдается аванс подотчетному лицу на целевое расходование средств, подтвержденное должным образом заполненными первичными документами.

Денежные средства под отчет предоставляются на следующие цели:

  • Хозяйственные нужды организации;
  • Командировочные расходы;
  • Представительские расходы.

Авансовый отчет заполняется самим подотчетным лицом, проверяется, как правило, бухгалтером (или руководителем) и подписывается руководителем организации. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтер списывает подотчетные денежные средства.

Подотчетным лицом может быть:

  • Работники организации;
  • Внештатные сотрудники, заключившие с компанией гражданско-правовые отношения.

Корректное заполнение отчета очень важно, т.к. в ином случае, у налоговой могут появиться вопросы к обоснованности принятия к налоговому учету израсходованных сумм.

Срок предоставления отчета работником по подотчетным суммам установлен в 3 рабочих дня, однако, если этот день выпадает на выходной (больничный, командировочный день), то датой отчета будет считаться день выхода подотчетного лица на работу.

Для предоставления авансовых средств подотчетник пишет заявление на выдачу ему денег, где прописывает сумму и срок, на который они требуются, а также информацию об отсутствии задолженности по предыдущему отчету. Подпись руководителя и дата на таком заявлении являются обязательными реквизитами.

Если сотрудник не отчитался по ранее выданному авансу, выдать ему новый нельзя. Однако если работник не вернул остаток неизрасходованных сумм, это не служит основанием для невыдачи очередных подотчетных средств.

При предъявлении сотрудником оправдательных документов по авансовому отчету, производится окончательный расчет: подотчетное лицо либо возвращает неизрасходованную часть денег, либо возмещает у организации перерасход.

При этом, подотчетному лицу необходимо объяснить, что кроме чеков, выдаваемых магазином, он должен запрашивать счета-фактуры, накладные на товар и прочие документы.

Для права подписи о принятии товара на подотчетное лицо оформляется доверенность. Без наличия чеков не следует принимать накладные и другие первичные документы, так как подтвердить расход без них не получится.

Какие налоги можно уменьшать

Авансовый отчет дает возможность уменьшать налогооблагаемую базу для организаций на УСН (15%) и снижать суммы НДС.

Для УСН 15% это объясняется тем, что налогоплательщик учитывает произведенные расходы, подтверждая их чеками и первичной документацией по приобретенным товарам (услугам).

При приобретении товаров и услуг облагаемых НДС, налогоплательщик имеет право уменьшить сумму налога на указанный НДС по чекам.

Представительскими расходами можно сократить налогооблагаемую базу при расчете налога на прибыль. Но не полностью: лимит суммы составляет 4% от затрат на оплату труда в соответствующем налоговом периоде. При этом необходимо иметь подтверждающие документы: приказ о мероприятии, отчет о проведении, смету и т.д.

Документально подтвержденные командировочные расходы освобождаются от страховых взносов и учитываются при расчете налога на прибыль.

Также, суточные в размере не более 700,00 рублей на каждый день нахождения в командировке на территории России и не более 2500,00 рублей за каждый день в зарубежной командировке не облагаются НДФЛ.

На сумму превышенного расхода придется начислить НДФЛ. Важно отметить, что расходы на питание входят в сумму суточных и не могут учитываться отдельно.

Если работник не предоставил подтверждающих документов на командировку, то расходы нельзя учитывать при расчете налога на прибыль, также необходимо начислить на них страховые взносы. А вот на НДФЛ по закону можно сэкономить и не начислять его в пределах установленных лимитов налогооблагаемых расходов (700,00 и 2500,00 рублей).

В случае, если сотрудник не отчитался по авансу (не предоставил авансовый отчет), выданные ранее суммы облагаются зарплатными налогами (страховые взносы и НДФЛ).

Как принимать чеки у подотчетника

Принимая чеки у подотчетного лица, необходимо убедиться, что расходы произведены на нужды организации, а не в интересах физического лица.

Документами, подтверждающими расход являются:

  • Чек ККТ;
  • Товарные чеки/ накладные;
  • Квитанции, бланки строгой отчетности;
  • Пассажирские билеты/ посадочные талоны.

С июля 2018 года обязательным элементом нового кассового чека стал QR-код. Этот реквизит дает возможность проверить легальность организации и осуществляемой покупки.

В некоторых случаях продавцам разрешено выдавать бланк строгой отчетности. Налоговая может придраться к заполненному кассовому чеку (или БСО) и начислить налоги на эти суммы.

Поэтому просматривать чеки необходимо по следующим пунктам:

  • Номер, дата чека;
  • Время, место расчета;
  • Наименование организации (ФИО ИП);
  • ИНН налогоплательщика;
  • Применяемый налоговый режим, ставка налога;
  • Признак расчета (оплата от покупателя; возврат средств покупателю и т.д.);
  • Наименование товара (услуг, работ);
  • Сумма и форма расчета (наличный/безналичный);
  • Должность и фамилия лица, осуществившего расчет с покупателем;
  • Регистрационный номер ККТ;
  • Заводской номер экземпляра модели фискального накопителя;
  • Порядковый номер фискального чека;
  • Номер смены;
  • Фискальный признак сообщения.

В случае, если чек был отправлен покупателю по адресу электронной почты, то чек будет содержать адрес электронной почты отправителя и адрес электронной почты (либо абонентский номер) покупателя.

Проводим расходы правильно

Прежде всего, при оформлении документов, необходимо проставить дату и номер авансового отчета. Он идет в порядковом исчислении с начала года. Прописываем подотчетное лицо, сумму авансового отчета.

На лицевой стороне укажите:

  • остаток или перерасход подотчетного лица от предыдущего аванса;
  • сумму аванса, полученную подотчетным лицом (выданные наличные денежные средства и перечисленные на карту указывайте в разных строках);
  • сумму израсходованных средств, равную сумме в графах 7-8 авансового отчета;
  • сумму остатка или перерасхода с учетом предыдущего авансового отчета;
  • номера счетов (субсчетов), соответствующих графе 9 оборотной стороне авансового отчета.
  • в строке «Приложение документов на листах» — количество документов и листов, на которых оформлены эти документы;
  • сумму отчета к утверждению (прописью и цифрами).

Все строки авансового отчета должны быть заполнены. Если подотчетник – сотрудник организации, то проставляем структурное подразделение, в котором он работает, табельный номер и должность. Если же авансовый отчет заполняется иным физическим лицом, то эти строки остаются пустыми.

Пропишите назначение аванса. В наименованиях показателей укажите информацию о ранее выданных денежных средствах: остаток суммы, либо перерасход (при наличии).

Важно прописать каким образом выдаются деньги: из кассы, либо на банковскую карточку (сотрудника, или корпоративную карту организации). Ниже пропишите конечное сальдо с учетом ранее выданным авансом и уже израсходованными суммами.

В случае примера сотруднику выданы 40 000,00 рублей, из которых он потратил 33 355,27 руб. Остаток в размере 6 644,73 рублей он вернул в кассу тем же числом, которым оформлял авансовый отчет.

В приложение он предоставил документы на 2 листах (количество оформленных чеков).

Расписка является подтверждением того, что документы у подотчетного лица приняты и он не должен организации средств на ту сумму, на которую произведены обоснованные расходы.

В ней указывается количество документов, общая сумма расходов цифрами и прописью, дата и лицо, принявшее документы. В данном случае это бухгалтер, который подписывает отрывную часть первой страницы отчета с проставлением даты.

Эта часть является отрывной и выдается подотчетному лицу.

На оборотной стороне авансового отчета в графах 1-5 указываются под порядковым номером дата и номер документа, вид документа (чек, копия чека) и сумма.

В строках 7-9 проставляются суммы расходов, принятых к учету и номера счетов (субсчетов), которые дебетуются на эти суммы. Обычно эту информацию проставляет бухгалтер, либо руководитель организации.

Если учет ведется в 1С, то при настройке программы, она проставит бухгалтерские счета сама. Сотрудник эти строки не заполняет.

Только на оборотной стороне авансового отчета подотчетное лицо ставит свою подпись. Авансовый отчет составляется на ту сумму, на которую предоставлены документы и только она будет отображаться на оборотной стороне.

В авансовом отчете необходимо проверить целевое использование израсходованных средств, наличие оправдательных документов (чеков, копий чеков), правильность заполнения документов и правильность подсчета указанной суммы в отчете. То есть, нужно просмотреть в чеках, что именно было приобретено и подсчитать суммы чеков.

Чек без указания ТМЦ будет подтверждать только расходы и не позволяет поставить на приход товар, поэтому необходимо запрашивать у продавца первичные документы, подтверждающие приобретение товара.

Нюансы проведения авансового отчета

Главным нюансом заполнения авансового отчета является его форма. Обязательное применение унифицированной формы авансового отчета АО-1 отменено с 2013 года, но большинство продолжают ею пользоваться несмотря на то, что организации (ИП) могут самостоятельно разработать форму авансового отчета и утвердить ее в учетной политике.

Во избежание налоговых нареканий заполнение отчета рекомендуется совместное — подотчетник подает данные бухгалтеру (ИП) и тот заполняет форму отчета с просмотром подтверждающих документов. В этом случае вероятность попадания в расходы необоснованных сумм сведется на нет.

Приложение к авансовому отчету должно состоять из оригиналов документов. Оригиналы кассовых чеков и БСО необходимо откопировать и прикрепить к этой копии. Такое оформление объясняется тем, что краска на чеках выцветает, бумага быстро портится, а хранить документы необходимо не менее 3 лет.

Документы-приложения к авансовому отчету должны быть оформлены без нарушений.

Известны случаи, когда суд признавал доходом работника суммы, которые были переведены на карту сотрудника с основанием выдачи в подотчет. Естественно, размер переведенных средств был достаточно большим.

Эти деньги не сдавались в кассу организации, а также не было никаких доказательств, что средства предназначались на хозяйственные нужды организации.

Поэтому, одним из нюансов подготовки авансового отчета является оформление сопутствующих документов:

  • Приказа организации с обозначением лиц, имеющих право получать денежные средства в подотчет;
  • Заявление сотрудника на выдачу средств под авансовый отчет с подписью директора.

Даже оформив авансовый отчет верно, необходимо соблюсти правило выдачи подотчетных сумм. Выдать их можно либо через кассу организации, либо путем перечисления с расчетного счета на карту сотрудника. В основании расходного кассового ордера пометьте, что деньги выдаются под авансовый отчет.

Нюанс перевода средств на карту сотрудника состоит в том, что в назначении платежа обязательно указание перечисления средств в подотчет.

Именно эта пометка будет доказательством того, что средства не являются доходом физического лица и с них не нужно удерживать НДФЛ, другие налоги и сдавать отчетность по ним.

Учитывая, что расходы, проводимые в авансовом отчете, в определенной мере влияют на налоговую нагрузку, следует понимать, что налоговая крайне пристально проверяет правильность заполнения отчета и приложений к ним.

Также банки следят за переводами организациями денежных средств физическим лицам во избежание обналичивания денег. В связи с этим, предельно внимательно относитесь к принимаемым от подотчетных лиц документам и суммам в них, а также перечислению денег в подотчет.

Рекомендуется заранее разъяснить сотрудникам, какие документы будут приняты, какие расходы будут возмещены, а какие организация компенсировать не будет.

Источник: https://bankstoday.net/last-articles/avansovyj-otchet-umenshaem-nalogi-pravilno

К чему приведет невозврат аванса, выданного перед командировкой?

Не принимают коммандировочный отчет

Сенин Н. К., эксперт журнала

Вопрос:

Работник перед командировкой получил аванс для возмещения возможных расходов. Если он не возвращает аванс полностью или частично и не предоставляет оправдательных документов, возникает ли в какой‑то момент база для обложения НДФЛ и страховыми взносами?

Когда надо отчитаться по командировке?

В соответствии с п. 10 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (далее – Положение) работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).

Далее в п.

 26 Положения говорится, что по возвращении из командировки работник обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы.

Эта норма, очевидно, призвана прежде всего защитить интересы работодателя, устанавливая специальные правила погашения задолженности работника перед ним по командировочным расходам. Работник должен представить документы, подтверждающие расходы, либо вернуть денежные средства, подтверждения расходования которых нет.

Разумеется, часть командировочных средств не подлежат документальному подтверждению. Согласно п. 3 ст. 217 и п. 2 ст.

 422 НК РФ это суточные и расходы по найму жилого помещения (и те, и другие в отдельности в размере не более 700 руб. за каждый день в командировке на территории РФ и не более 2 500 руб.

за каждый день в заграничной командировке). Иные расходы, связанные с командировкой, должны подтверждаться документально.

Пункт 26 Положения сформулирован так, что из него, по нашему мнению, можно сделать следующий вывод: трехдневный срок относится только к представлению авансового отчета, поскольку об окончательном расчете отдельно говорится, что он должен быть произведен, а не представлен.

Поэтому по поводу срока произведения окончательного расчета надо обратиться к п. 6.3 Порядка ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенного порядка ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства.

Им установлено, что подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии – руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

То есть законодательно конкретный срок возврата не израсходованных в командировке сумм не предусмотрен, этот срок должен определить руководитель, на что указывается в Постановлении АС МО от 01.02.2017 № Ф05-21676/2016 по делу № А40-143426/2016.

Если работник потратил денег меньше, чем ему выдали, то должен вернуть в кассу неизрасходованные деньги, полученные под отчет.

Контролеры требуют пополнить бюджет

Чиновники часто рассматривают в качестве компенсации затрат на командировку только те выданные командированному деньги, в отношении расходования которых имеются обосновывающие документы.

И если неподтвержденная часть аванса не возвращена работником, то они включают ее в доход, который облагается НДФЛ и страховыми взносами. Об этом говорится, например, в Письме Минфина России от 01.02.2018 № 03‑04‑06/5808.

Только в случае возврата полученных под отчет денежных средств доходов, подлежащих налогообложению, у работника не возникнет.

Причем, по мнению финансистов, поскольку данные суммы не являются командировочными расходами, к ним не применяются п. 3 ст. 217 и п. 2 ст. 422 НК РФ об освобождении от обложения НДФЛ и страховыми взносами.

Правда, неясно, в какой момент образуется облагаемый доход. Финансисты в указанном разъяснении об этом умолчали.

Ведь у работодателя должна быть полная уверенность в том, что денежные средства работник не возвратит.

Исключение – случай, когда подтверждающие документы попросту утеряны работником, а работодатель, тем не менее, произвел ему компенсацию, считая причины утери уважительными. В этом случае обложение надо производить уже на момент выплаты компенсации, так как ясно, что возврата средств не ожидается (см. Постановление ФАС ЗСО от 23.12.2013 по делу № А27-1862/2013).

В Письме от 27.03.2015 № 03‑04‑07/17023 чиновники утверждают, что определение дохода, подлежащего налогообложению, с учетом положений п. 3 ст. 217 НК РФ производится организацией – налоговым агентом в момент утверждения авансового отчета работника (там идет речь о том, что командированному была авансом выплачена излишняя сумма суточных).

В настоящее время действует иное правило: дата фактического получения дохода определяется как последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения работника из командировки (пп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ).

Но ни в момент утверждения авансового отчета, ни в последний день соответствующего месяца нельзя достоверно утверждать, что излишняя сумма выданных командировочных не будет возвращена работником.

Поэтому названная норма, по нашему мнению, должна применяться с условием, что между работодателем и работником достигнуто условие о невозвращении денежных средств.

Любопытно, что в Письме Минфина России от 14.01.

2013 № 03‑04‑06/4-5 утверждается: денежные средства, выданные работнику под отчет при направлении в командировку, не могут рассматриваться в качестве экономической выгоды и, соответственно, дохода до возвращения работника из командировки и утверждения руководителем организации представленного работником в установленном порядке авансового отчета исходя из фактического времени нахождения в командировке и имеющихся оправдательных документов.

https://www.youtube.com/watch?v=M5TzyQU3ags

Формально получается, что если нет авансового отчета (за нарушение срока его представления законодательно наказание не установлено), то нельзя определить доход работника.

Однако порядок представления отчета по командировке может определить сам работодатель локальным нормативным актом – и при нарушении этого порядка он вправе спросить с работника как отчет, так и неиспользованные денежные средства.

Нет у работника дохода – нет и облагаемой базы

В Постановлении ФАС ПО от 01.04.2013 по делу № А55-15647/2012 указывается, что денежные средства, выданные организацией подотчетному лицу, образуют задолженность физического лица перед организацией и в случае, когда они не израсходованы на цели, на которые были выданы, либо израсходованы не полностью, подлежат возврату.

Следовательно, эти денежные средства не являются для физического лица экономической выгодой и не относятся к его доходу (см. также Определение ВС РФ от 21.04.2016 № 306‑КГ16-3205 по делу № А65-2127/2015).

Работодатель должен принять меры по возврату этих денежных средств, вплоть до обращения в суд.

Предполагается, что эти средства не могут остаться у работника, значит, он не сможет их использовать в своих интересах.

Напомним, что до 01.01.2017 страховые взносы исчислялись и уплачивались не налоговой службой, а органами контроля внебюджетных фондов. В связи с этим интересно мнение, изложенное в п. 5 приложения к Письму ФСС РФ от 14.04.2015 № 02‑09‑11/06-5250.

Орган контроля рассудил примерно так же, как судьи в Постановлении ФАС ПО № А55-15647/2012. Он указал, что на основании ст.

 137 ТК РФ выданные под отчет денежные средства, по которым авансовый отчет работник своевременно не представил, признаются его задолженностью перед организацией и могут быть удержаны из зарплаты работника.

Работодатель вправе принять решение об удержании из зарплаты в течение месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, погашения задолженности или неправильно исчисленных выплат, и при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания.

Если работодатель удержал из зарплаты работника вышеуказанные денежные средства на основании ст. 137 ТК РФ, объекта обложения страховыми взносами не возникает.

И только если работодатель принимает решение не удерживать упомянутые суммы, они рассматриваются как выплаты в пользу работников в рамках трудовых отношений и будут облагаться страховыми взносами в общеустановленном порядке.

Более того, если работник представит авансовый отчет с подтверждающими документами (с копиями товарных чеков на приобретение товаров, работ (услуг), счетами, накладными) в случае, когда организация уже начислила страховые взносы на упомянутую сумму выплат, организация вправе произвести перерасчет базы для начисления страховых взносов и сумм начисленных и уплаченных взносов.

* * *

Таким образом, при анализе природы задолженности работника по выданным ему командировочным средствам выходит, что задолженность не может быть включена в его доход с целью обложения НДФЛ и страховыми взносами ни в какой момент.

Конечно, у чиновников на этот счет другое мнение. В том числе о нем могут заявить налоговики во время проверки.

То есть, если работодатель не получил указанные суммы от работника, он должен совершить некоторые действия, свидетельствующие о его намерении обозначенную задолженность восполнить.

Это будет подтверждать, что данная сумма не останется навсегда в распоряжении работника и соответственно не должна облагаться НДФЛ и страховыми взносами.

Бухгалтер Крыма, №4, 2018 год

Источник: https://www.audar-press.ru/nevozvrat-avansa-pered-komandirovkoy

Можно ли бухгалтеру не принять к учету не вовремя сданный авансовый отчет. Как учесть командировочные расходы

Не принимают коммандировочный отчет

В соответствии с трудовым законодательством, организация обязана компенсировать расходы на командировку сотрудника, в связи с этим принять авансовый отчет, даже если он сдан с опозданием, нужно обязательно.

Ответственности за нарушение трехдневного срока предоставления авансового отчета не предусмотрено, к тому же, аванс из кассы не выдавался.

Если организация применяет в учете метод начисления, то отразить данные расходы в учете, как в бухгалтерском так и в налоговом, нужно на дату утверждения авансового отчета, при кассовом методе – на дату выплаты сотруднику командировочных расходов.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»

1.Рекомендация:Как оплатить пребывание в командировке штатного сотрудника.

Какие расходы нужно возместить

Штатному сотруднику, направленному в командировку, организация обязана возместить:

  • расходы на проезд;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного местожительства (суточные);
  • другие расходы, произведенные с разрешения или ведома администрации организации.

Об этом сказано в статье 168 Трудового кодекса РФ. *

Порядок и размеры возмещения командировочных расходов устанавливаются в коллективном договоре или локальном нормативном акте организации (ч. 2 ст. 168 ТК РФ). При этом работодатель вправе предусмотреть дифференцированный подход к возмещению командировочных расходов (например, в зависимости от должности сотрудника) (п. 3 письма Минтруда России от 14 февраля 2013 г. № 14-2-291).

Ситуация: должна ли организация оплатить сотруднику суточные, проезд и проживание за время нахождения в служебной командировке. Сотрудник по своей вине не выполнил служебное задание

Да, должна.

При направлении сотрудника в служебную командировку ему гарантируется сохранение среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных с такой поездкой* (ст. 167 ТК РФ).

За время невыполнения служебных обязанностей (простоя) по вине сотрудника зарплата ему не выплачивается (ч. 3 ст. 157 ТК РФ).

Однако оплата проезда, суточных и проживания за время нахождения в служебной командировке не является вознаграждением за труд (зарплатой), а носит компенсационный характер (ст. 129 ТК РФ).

Кроме того, возмещение данных расходов не ставится в зависимость от выполнения сотрудником служебных обязанностей (ст. 168 ТК РФ).

Таким образом, организация должна оплатить сотруднику проезд, суточные и проживание за время нахождения в служебной командировке независимо от того, выполнил он или нет служебные обязанности.

Подтверждает такой вывод Роструд в письме от 30 апреля 2008 г. № 1024-6.

С.В. Разгулин

заместитель директора департамента налоговой

и таможенно-тарифной политики Минфина России

2.Рекомендация:Предусмотрена ли ответственность за несвоевременное оформление и представление в бухгалтерию первичных документов, подтверждающих затраты сотрудника во время командировки. Сотрудник ушел в отпуск сразу после командировки, не возвращаясь на работу. По командировке сотрудник отчитался только после отпуска.

Оформить и представить в бухгалтерию первичные документы сотрудник обязан в течение трех рабочих дней после возвращения. Об этом сказано в пункте 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Этот срок распространяется как на внутренние, так и на зарубежные командировки. Если сотрудник вернулся из командировки в выходной день или праздник, трехдневный срок нужно отсчитать с первого рабочего дня, следующего за ними.

Иных случаев переноса срока отчета по произведенным командировочным расходам законодательством не предусмотрено.

Однако Кодекс РФ об административных правонарушениях, где установлены штрафы за нарушение кассовой дисциплины, ответственности за то, что сотрудник несвоевременно составил авансовый отчет и представил первичные документы, подтверждающие его затраты во время командировки, не предусматривает. *

С.В. Разгулин

заместитель директора департамента налоговой

и таможенно-тарифной политики Минфина России

3.Рекомендация:Как учесть при налогообложении расходы на наем жилья во время командировки. Организация применяет общую систему налогообложения.

При использовании метода начисления командировочные расходы признайте в составе прочих расходов на дату утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

При использовании кассового метода для признания затрат необходимо подтвердить факт их оплаты (п. 3 ст. 273 НК РФ).

* Например, если сотрудник обоснованно потратил на проживание больше денег, чем ему было выдано под отчет, командировочные расходы спишите в момент выплаты компенсации (после утверждения авансового отчета).

С.В. Разгулин

заместитель директора департамента налоговой

и таможенно-тарифной политики Минфина России

Источник: https://www.glavbukh.ru/hl/65231-mojno-li-buhgalteru-ne-prinyat-k-uchetu-ne-vovremya-sdannyy-avansovyy-otchet-kak-uchest

Служебные командировки. Часть 1

Не принимают коммандировочный отчет

Наталья ВОРОНАЯ, Алла СВИРИДЕНКО — экономисты-аналитики Издательского дома «Фактор»

1. Общие положения

1.1. Что такое служебная командировка

Определение термина «служебная командировка» дает абзац первый Основных положенийИнструкции № 59 — основного документа, который регулирует вопросы, касающиеся порядка направления работника в командировку, оформления всех необходимых документов, а также компенсации командировочных расходов.

Итак, служебной командировкой считаетсяпоездка работника по распоряжению руководителя предприятия, объединения, учреждения, организации на определенный срок в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы.

Из приведенного определения можно выделить ряд условий, при соблюдении которых та или иная поездка может считаться служебной командировкой:

— в поездку направляется работник предприятия, т. е. физическое лицо, состоящее с ним в трудовых отношениях;

— поездка работника связана с посещением другого населенногопункта не по месту постоянной работы;

— поездка осуществляется по распоряжению руководителя предприятия для выполнения служебного поручения.

Кроме того, служебными командировками считаются также поездки работников по распоряжению руководителя головного предприятия в филиал (из одного филиала в другой) или наоборот (при условии, что филиалы предприятия или головное предприятие и филиал находятся в разных населенных пунктах). При этом местом постоянной работы считается то подразделение, работа в котором обусловлена трудовым договором (контрактом). Такой вывод прямо следует из положений абзаца второго Основных положенийИнструкции № 59.

В соответствии с абзацем первымст. 121 КЗоТ работники имеют право на возмещение расходов и получение других компенсаций в связи со служебными командировками, а именно:

— суточных за время пребывания в командировке;

— стоимости проезда до места назначения и обратно;

— расходов по найму жилого помещения.

Кроме того, за командированными работниками на протяжении всего времени командировки сохраняются место работы и средний заработок. При этом средний заработок сохраняется на все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы.

На работника, находящегося в командировке, распространяется режим рабочего времени того предприятия, на которое он командирован. Вместо дней отдыха, не использованных за время командировки, другие дниотдыха после возвращения из командировки не предоставляются (абзац десятый Общих положений Инструкции № 59).

1.2. Когда служебная поездка не считается командировкой

Служебные поездки отдельных категорий работников не всегда считаются командировками. Речь идет о поездках тех сотрудников, работа которых носит разъездной (передвижной) характер.

Дело в том, что согласно абзацу второму Общих положений Инструкции № 59, не считаются командировкамислужебные поездки работников, постоянная работа которых проходит в пути или имеет разъездной (передвижной) характер, если иноене предусмотрено законодательством, коллективным договором, трудовым договором (контрактом) между работником и собственником (или уполномоченным им лицом).

Как видим, служебная поездкаработника не считается командировкой при соблюдении одновременно двух условий:

1) постоянная работа работника проходит в пути или носит разъездной (передвижной) характер;

2) в коллективном и/или трудовом договоре указано, что служебные поездки таких работников не являются служебными командировками.

Рассмотрим каждое из этих условий отдельно.

1. Разъездной (передвижной) характер имеет работа (абзац первый п. 1 постановления № 490):

— лиц, направленных для выполнения монтажных, наладочных, ремонтных и строительных работ;

— которая выполняется вахтовым методом. При этом вахтовый метод — это особая форма организации работ, основанная на использовании трудовых ресурсов вне места их постоянного проживания при условии, что не может быть обеспечено ежедневное возвращение работников к месту постоянного проживания;

— прочих работников, работа которых постоянно проходит в пути или носит разъездной (передвижной) характер.

Передвижной характер работ предполагает частую передислокацию организации (перемещение работников) или влечет необходимость выполнения работниками трудовых обязанностей вне постоянного места жительства.

Разъездной характер работ предусматривает выполнение работ на объектах, расположенных на значительном расстоянии от месторасположения предприятия, в связи с чем возникает необходимость поездок в нерабочее время от места нахождения предприятия (сборного пункта) до места работы на объекте и обратно.

2. В связи с применением второго условия следует обратить внимание на рекомендации, которые по данному вопросу дает ГНАУ, в частности, в письме от 14.05.2007 г. № 4639/6/17-0716 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2007, № 51.

В этом и аналогичных разъяснениях налоговики приходят к выводу, что предприятию, на котором имеют место работы с разъездным характером, следует фиксировать в коллективном договоре положения о том, являются поездки работников служебной командировкой или их работа носит разъездной (передвижной) характер. При этом порядок и размер возмещения расходов при служебных поездках работников будут зависеть от соответствующих положений коллективного договора.

https://www.youtube.com/watch?v=LGIyKH_3uss

Другими словами, если коллективным договором определен перечень должностей и профессий, работа по которым постоянно проходит в пути или носит разъездной (передвижной) характер, или если такой характер работ оговорен трудовым договором (контрактом) между работником и собственником (уполномоченным им лицом), служебные поездки таких работников не считаются командировками. В противном случае поездки работников для исполнения служебного поручения вне места постоянной работы являются командировками с их соответствующим оформлением (т. е. составляется приказ о командировке, заполняется командировочное удостоверение и т. д.).

Для работников с разъездным характером работ вместо суточных предприятие устанавливает соответствующие надбавки (полевое обеспечение) к тарифным ставкам и должностным окладам. Такие выплаты предусмотрены ст. 12 Закона об оплате труда, а порядок их осуществления регулируется постановлением № 490.

Надбавки за разъездной характер работ выплачиваются в размерах, которые предусмотрены в коллективном договоре предприятия или установлены по договоренности с заказчиком (абзац первый п. 1 постановления № 490). При этом предельный размер надбавок за день не может превышать предельные нормы расходов на командировки, установленные постановлением № 663:

— если работа сотрудников предприятия постоянно проходит в пути или носит разъездной характер на территории Украины — предельные размеры надбавок (полевого обеспечения) за день не могут превышать предельные нормы суточных расходов для командировок по Украине;

— если работа сотрудников постоянно проходит в пути или носит разъездной характер за пределами Украины — предельные размеры надбавок за день не могут превышать 80 % предельных норм суточных расходов для командировок за границу (п.

2 постановления № 490). При этом, как и в случае выплаты суточных, при командировках за границу надбавки за разъездной характер работ отдельно выплачиваются за время проезда по территории Украины и отдельно за время проезда и нахождения за границей.

Кроме соответствующих надбавок, заменяющих суточные расходы, работникам, постоянная работа которых проходит в пути или носит разъездной либо передвижной характер, возмещаютсярасходы на проезд к месту назначения и обратно, а также расходы на наем жилого помещения.

При этом компенсация таких расходов осуществляется в порядке, установленном для командировок в пределах Украины и за границу (п. 3 постановления № 490).

Возмещение работнику перечисленных расходов осуществляется на основании предоставленного им отчета об использовании средств, предоставленных на командировку или под отчет (далее — Отчет).

Суммы надбавок за разъездной характер работ относятся в состав валовых расходов предприятия на основании п.п. 5.6.2 ст. 5 Закона о налоге на прибыль. Кроме того, они не облагаются взносами в социальные фонды, в том числе в Пенсионный фонд, ни в части начислений, ни в части удержаний.

С целью обложения налогом с доходов физических лицнадбавки (полевое обеспечение) к тарифным ставкам и должностным окладам работников включаютсяв состав заработной платы и облагаются налогом по ставке 15 %.

1.3. Особенности командирования отдельных категорий работников

Из приведенного выше определения термина «служебная командировка» можно сделать однозначный вывод, что предприятие может направить в командировку только своего работника.

В связи с этим очень часто возникают вопросы относительно возможности командирования:

— физических лиц, работающих на предприятии по договорам гражданско-правового характера;

— учредителей предприятия, которые не являются его работниками;

— совместителей.

1. Возможно ли направить в командировку физическое лицо, выполняющее на предприятии работы по договорам гражданско-правового характера?

Итак, мы выяснили, что командировка — это служебная поездка работника предприятия.

В соответствии с законодательством Украины работником является лицо, работающее на предприятии и исполняющее обязанности согласно трудовому договору (контракту).

А раз так, то поездка по распоряжению руководителя предприятия в другой населенный пункт лица, выполняющего на предприятии работы по гражданско-правовому договору (например, по договору подряда), командировкой не является.

Возмещение расходов в связи с поездками лицам, работающим на основании гражданско-правовых договоров, не предусмотрено и ст. 121 КЗоТ

Источник: https://buhgalter.com.ua/articles/details/24/

«Билетные» вопросы с оглядкой на изменения в «командировочной» Инструкции

Не принимают коммандировочный отчет
электронный ж/д, авиа-, автобусный билет, возмещение расходов, налоговый кредит Работник сдал авансовый отчет с распечатанным электронным билетом на поезд (билет приобретен через Интернет).

Есть ли у нас основания возмещать ему расходы? Должен ли к билету прилагаться оригинал квитанции о его оплате?

«Командировочный» п.п. 170.9.

1 НКУ устанавливает, что возмещаемые работодателем расходы на проезд не включаются в налогооблагаемый доход работника при наличии:

(1) документов, подтверждающих стоимость этих расходов в виде транспортных билетов, в том числе электронных билетов;

(2) посадочного талона, если его обязательность предусмотрена правилами перевозки на соответствующем виде транспорта;

(3) расчетного документа об их приобретении (причем независимо от вида транспорта).

Однако с ж/д билетом на поезд все складывается гораздо проще. Железнодорожный билет оформляют по правилам Порядка № 331/137*. И при заказе электронного билета работник получает на электронную почту посадочный документ, который он должен распечатать.

Так вот, этот посадочный документ одновременно является и проездным, и расчетным документом (п. 5.6 Порядка № 331/137). Данные электронного посадочного, перевозочного или документа на услуги железной дороги заносятся в специализированный РРО (п. 8.6 разд. VIII Порядка № 331/137). Соответственно, он выполняет и функции фискального чека.

Поэтому при использовании электронных ж/д билетов отдельный документ, подтверждающий их оплату, не нужен. Также и не нужен посадочный талон (нужен посадочный документ).

К слову, с тем, что ж/д билет (в том числе электронный) на поезд считается расчетным документом (т. е. к нему не нужно прилагать документ об уплате), соглашаются и сами налоговики.

Так, в категории 109.10 ЗІР сказано, что распечатанный электронный проездной билет на железнодорожный транспорт считается расчетным документом, если он оформлен на соответствующем бланке проездного документа или сформирован в электронном виде согласно требованиям Порядка № 331/137.

Для возмещения стоимости проезда на поезде работнику достаточно приложить к авансовому отчету электронный проездной ж/д билет (посадочный документ), распечатанный на принтере. А расчетный документ и посадочный талон не нужны.

Для перевозки багажа достаточно приложить распечатанный электронный перевозочный документ, а для подтверждения услуг по пользованию комплектом постельных принадлежностей и услуг по резервированию мест — распечатанный электронный документ на услуги.

То же самое указано и в «командировочной» Инструкции № 59** (п. 12 разд. II), которая совсем недавно была обновлена (приказом Минфина от 28.07.2017 г. № 669)***:

«В случае использования электронного проездного/перевозочного документана поездоснованием для возмещения расходов на его приобретение являетсяраспечатанный на бумажном носителе посадочный документ,а в случае отдельного заказа услуги (в частности, услуги по пользованию комплектом постельных вещей, резервированию мест) — распечатанный на бумажном носителе документ на услуги».

При этом сразу отметим, что с билетами на другой вид транспорта (например, авиабилетами) такой вариант не пройдет (но о них расскажем чуть дальше).

Что касается отражения в учете расходов на проезд по ж/д билету, то:

— для налога на прибыль — полностью ориентируемся на правила бухучета. Никаких корректировок финрезультата не предусмотрено;

— в бухучете — расходы на проезд включаем в те статьи расходов, с которыми была связана поездка (отражают их на следующих счетах в бухучете: 23, 91, 92, 93, 94).

Расходы отражают в учете на дату утверждения руководителем предприятия Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет.

Еще один момент, на который стоит обратить внимание, — как быть с налоговым кредитом по НДС.

Транспортные билеты при условии, что они содержат (1) общую сумму платежа, (2) сумму НДС и (3) налоговый номер продавца, являются документами — заменителями налоговой накладной и дают право на налоговый кредит (п.п. «а» п. 201.11 НКУ).

Правда, здесь есть такой момент. Выше мы отмечали, что ж/д билет одновременно является и расчетным документом, т. е. выполняет и функцию фискального чека. Поэтому иногда возникает вопрос: нужно ли при отражении налогового кредита по ж/д билету применять чековый суммовой критерий в 200 грн.?

Сразу отметим — не нужно . Отражать сумму НДС в составе налогового кредита следует как по транспортным билетам, руководствуясь п.п. «а» п. 201.11 НКУ (относим в налоговый кредит всю сумму НДС, указанную в билете), а не как по фискальному чеку. Это подтверждают и сами налоговики (см., к примеру, письмо Межрегионального ГУ ГФС от 16.12.2015 г. № 27154/10/28-10-06-11).

Источник: https://i.factor.ua/journals/buh911/2017/september/issue-39/article-30607.html

101Адвокат
Добавить комментарий