Внесение изменений в первичные бухгалтерские документы

Составление первичных учетных документов в свете изменений 402-ФЗ

Внесение изменений в первичные бухгалтерские документы

Итак, изменен подпункт 6 пункта 2 статьи 9 базового закона о бухгалтерском учете. Согласно прежней редакции закона, лица, подписывающие первичный документ, отвечали за правильность оформления сделок, операций или событий.

Теперь эти лица отвечают лишь за оформление сделок, операций или событий.

Правильность больше не упоминается. Спрашивается: в чем разница?

А в том, что ответственность за правильность подразумевает отдельный контроль. А это функция внутреннего контроля ведения бухгалтерского учета (п. 2 ст. 19 Закона № 402-ФЗ, информация Минфина России № ПЗ-11/2013).

Ответственность же за оформление подразумевает контроль со стороны лица, подписавшего первичный документ, за соблюдением его обязательных реквизитов.

Обязанность своевременной передачи первичного документа в бухгалтерию для отражения на счетах бухгалтерского учета

Далее. Дополнен пункт 3 статьи 9 Закона о бухгалтерском учете.

У лица, ответственного за оформление факта хозяйственной жизни, появилась новая обязанность: он должен обеспечить своевременную передачу первичного документа для принятия его к учету.

По сути, работник, подписавший документ, обязан принести его в бухгалтерию. И чем быстрее – тем лучше: чтобы соблюсти требование своевременности.

Своевременное составление и представление первичных документов в бухгалтерию относится к трудовым обязанностям того или иного конкретного работника и должно быть включено в его должностную инструкцию.

Изменились обязанности руководителя организации в отношение форм первичных документов

Также внесены изменения в пункт 4 статьи 9 Закона о бухгалтерском учете.

До 1 января 2014 года руководитель организации утверждал формы первичных учетных документов. Теперь он формы не «утверждает», а «определяет».

В чем состоит нюанс в данном случае?

Все дело в том, что действия по определению форм первичных документов шире, чем действия по их утверждению.

Ведь некоторые формы установлены подзаконными нормативно-правовыми актами. Их соблюдение является общеобязательным, в локальном утверждении они не нуждаются.

К этой категории относятся, в частности, кассовые документы, транспортные накладные при перевозках грузов, приемосдаточные акты на металлолом и так далее.

Что касается формы универсального передаточного документа, то она может утверждаться в составе положения об учетной политике, самостоятельно дорабатываться в части добавления дополнительных реквизитов (а вот исключать предусмотренные реквизиты – недопустимо).

Наконец, форма первичного учетного документа может быть специально согласована договором с контрагентом.

И в этом случае речь идет скорее об определении формы руководителем, чем о ее утверждении.

Как правило, к формам первичных документов, которые самостоятельно определяются руководителем организации, относятся документы, связанные с внутренним перемещением товарно-материальных ценностей между структурными подразделениями организации и/или между отдельными материально-ответственными лицами.

К исходящим формама первичных документов, самостоятельно определяемых руководителем организации, относятся документы, связанные с оформлением продаж: форма товарной накладной или акта приемки-сдачи выполненных работ, оказанных услуг. В том числе сюда относятся УПД, формы которых могут быть дополнены своими реквизатами.

Мнимые и притворные сделки. Недопущение “двойной” бухгалтерии

И в заключение, обращаем внимание на изменение статьи 10 и статьи 13 закона о бухгалтерском учете.

В них теперь четко установлено, что бухгалтерская отчетность должна формироваться на основании данных, содержащихся в регистрах бухгалтерского учета, которые, в свою очередь, сформированы на основании первичных документов.

Что привнесла эта поправка?

По поводу ведения регистров уточнено:
«Не допускается ведение счетов бухгалтерского учета вне применяемых экономическим субъектом регистров бухгалтерского учета».

Такая формулировка означает, по мысли законодателей, недопустимость двойной бухгалтерии.

Достоверное представление финансового положения, финансовых результатов и движения денежных средств требует правдивого отображения последствий принятых решений, совершенных операций, других событий и условий в соответствии с бухгалтерскими критериями признания активов, обязательств, доходов и расходов

Источник: https://vrn-buh.ru/zametki/133.htm

Рекомендация Р-41/2013-КпР «Исправления в первичных учетных документах»

Внесение изменений в первичные бухгалтерские документы

ФОНД «НАЦИОНАЛЬНЫЙ НЕГОСУДАРСТВЕННЫЙ

РЕГУЛЯТОР  БУХГАЛТЕРСКОГО  УЧЕТА

«БУХГАЛТЕРСКИЙ МЕТОДОЛОГИЧЕСКИЙ ЦЕНТР»

(ФОНД «НРБУ «БМЦ»)

Разработана

Некоммерческой организацией

ФОНД «НРБУ «БМЦ»

Принята Комитетом по рекомендациям 2013-09-20

РЕКОМЕНДАЦИЯ  Р-41/2013-КпР
«ИСПРАВЛЕНИЯ В ПЕРВИЧНЫХ УЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТАХ»

ОПИСАНИЕ ПРОБЛЕМЫ

Исправления первичных документов обычно возникают в следующих случаях:

–  исправления в результате корректировок суммовых и количественных показателей ранее выписанного документа;

–  исправления в результате допущенных в ранее выписанных документах ошибок.

Согласно п.7 ст.9 Федерального закона 402-ФЗ от 06.12.

2011 «О бухгалтерском учете» (далее – Федеральный закон 402-ФЗ)  в первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета.

Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Согласно п.4.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете N 105, утв. Минфином СССР 29.07.

1983 (далее – Положение 105), ошибки в первичных документах исправляются следующим образом: неправильный текст (сумма) зачеркивается, а над ним указывается верный.

Зачеркивание производится одной чертой, чтобы можно было прочесть исправленное. Исправление должно быть оговорено надписью «исправлено».

Однако в случае большого числа изменений исправление путем применения Положения №105 приведет к нечитабельности документа.

В свою очередь, внесение исправлений в результате корректировок суммовых и количественных показателей в счет-фактуру предусмотрено Постановлением Правительства РФ от 26.12.

2011 N 1137 (далее – Постановление 1137) и осуществляется путем составления нового документа – корректировочного счета-фактуры, по форме, утвержденной Приложением № 2 к Постановлению 1137.

Таким образом, корректировочные счета-фактуры применяются для исправления первоначальных документов в случае, когда меняются объем или стоимость поставленных товаров, работ, услуг.

По электронным документам внесение изменений непосредственно в первоначально выпущенный документ невозможно по причинам, описанным в Разъяснении Р-XX/2013-КпТ, ввиду технических особенностей оформления электронных документов.

На практике широко применяются различные способы внесения исправлений в первичные документы.

Применение способа, изложенного в Положении 105, в качестве единственно допустимого ставится под сомнение, а данная норма рассматривается в качестве устаревшей.

При выборе способа исправления экономический субъект с точки зрения практических аспектов и технических ограничений не всегда может ограничиться единственным унифицированным способом.

Отсутствие законодательно установленного детализированного порядка ставит экономические субъекты в затруднительное положение при выборе способа исправления, поскольку исправленный документ может рассматриваться в качестве нелигитимного сторонами сделки или другими лицами. 

РЕШЕНИЕ

1. Способ внесения исправлений в первичные учетные документы Федеральным законом 402-ФЗ не детализирован. На равной основе может применяться способ исправлений, указанный в п. 4.2 Положения 105, а также иные способы, при соблюдении минимальных требований п.7 ст.9 Федерального закона 402-ФЗ.

2. Компания разрабатывает подходящий способ внесения исправлений в первичные документы с учетом особенностей документооборота. Наиболее распространенными способами внесения исправлений в первичные учетные документы являются следующие:

–  методом внесения исправлений в изначальном первичном учетном документе;

–  методом выставления корректирующего документа.

Остальные способы по своей сути сводятся к одному из указанных. 

ОБОСНОВАНИЕ РЕШЕНИЯ

Положение 105 действовало в части, не противоречащей Федеральному закону от 21.11.1996 N 129-ФЗ, который утратил силу с 1 января 2013 года в связи с принятием Федерального закона 402-ФЗ. Согласно ст.

30 Федерального закона 402-ФЗ  правила ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской (финансовой) отчетности, утвержденные уполномоченными федеральными органами исполнительной власти до дня вступления в силу Федерального закона 402-ФЗ, применяются в части, не противоречащей данному Федеральному закону.

Федеральный закон 402-ФЗ устанавливает минимальные достаточные требования исправленного первичного документа, а именно: возможность идентифицировать исправленный документ по дате исправления, а также подтвердить исправление путем подписи лиц, составивших документ.

Таким образом, внесение исправления в первичный документ путем применения норм Положения 105 не противоречит нормам Федерального закона 402-ФЗ, равно как и иной способ, при соблюдении минимальных требований п.7 ст.9 Федерального закона 402-ФЗ.

ИЛЛЮСТРАТИВНЫЙ МАТЕРИАЛ

Ниже приведены примеры возможных способов внесения исправлений в первичные документы:

Исправления в результате корректировок суммовых и количественных показателей ранее выписанного документа (приведенные способы внесения исправлений в первичные документы могут использоваться в любых отраслях экономики):

а) Внесение исправления в документ на выполнение работ (оказание услуг) по причине изменения суммового показателя (например, в результате изменения регулируемого тарифа, возможность изменения которого предусмотрена в договоре между сторонами).

Организация А оказывает организации Б услуги по передаче электроэнергии. В феврале 2013 года организация А выставила организации Б акт оказанных услуг за январь 2013 года в количестве 100 000 квт/ч по цене 1,5 руб. на общую сумму 150 000 руб.

В феврале 2013 года организация А утвердила тариф 1,7 руб. за квт/ч, при этом тариф вступил в силу с 01.01.2013 г.

В соответствии с договором энергоснабжения организация А в данном случае выставляет организации Б дополнительную сумму, обусловленную разницами в тарифах.

Организация А применяет для данных операций применяет метод выставления корректирующего документа. По условиям договора организация А выписывает в адрес организации Б акт оказанных услуг на разницу в тарифах в месяце, следующем за месяцем утверждения нового тарифа.

Таким образом, организация А в марте 2013 года выписывает в адрес организации Б дополнительный акт оказанных услуг за январь на 100 000 квт/ч по цене 0,2 руб. на сумму 20 000 руб. с пометкой «перерасчет тарифа, корректировочный документ к акту выполненных работ от 31.01.2013».

Наряду с рассмотренным случаем организация также может оформить корректировочный документ на полную сумму исправления, а не на разницу, если ей такой порядок внесения исправлений удобен.

б) Внесение исправления в документ на поставку товара по причине изменения суммового показателя (например, в результате изменения цен на товар по соглашению сторон после отгрузки товара и выставления товарной накладной)

Организация А передает организации Б нефтепродукты по договору поставки. Цена поставляемого товара определяется по каждой партии и указывается в приложении к договору. 20 августа 2013 года товар был отгружен по цене 19 500 руб.

за тонну партией 500 тонн, общей стоимостью 9 750 000 руб. Стороны договорились, что цена нефти уточняется по данным рыночных котировок на момент окончания транспортировки.

На момент окончания транспортировки на 10 сентября 2013 года цена за тонну нефтепродуктов составила 20 000 руб.

Организация А установила в своей учетной политике, а также согласовала со стороной Б в договоре, что соответствующее изменение в первоначальный документ вносится методом выставления корректирующего документа.

По каждой корректировке в корректировочном документе указываются натуральные и денежные измерители хозяйственной операции до изменения (строка 1), величина изменения (строка 2) и показатели после изменения (строка 3).

В корректировочном документе указывается, что он составлен в дополнение к ранее выданному документу, например, «корректировка №1 к товарной накладной № __ от 20.08.2013».

По сути, создается некий согласительный документ, не являющийся передаточным по своей природе, в отличие от товарной накладной. Форма такого документа устанавливается сторонами по согласованию (например, форма акта, устанавливаемого приложением к договору).

в) Внесение исправления в документ на поставку товара по причине изменения количественного показателя (например, в результате уточнения количества по результатам приемки товара)

Организация А (поставщик) заключила с организацией Б (покупатель) договор поставки нефтепродуктов. По договору расчет производится за фактически поставленное количество нефтепродуктов по замерам, произведенным в момент налива нефтепродуктов в резервуар.

Все потери нефтепродуктов при транспортировке и прочие расходы по недостаче относятся на поставщика. В июне 2013 года организацией А были отгружены нефтепродукты в количестве 590 тонн по цене 19 000 руб. стоимостью 11 210 000 руб. При приемке товара в августе 2013 года была выявлена недостача (в пределах и сверх норм естественной убыли) в количестве 18 тонн на сумму 342 000 руб.

Организация Б составляет акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товара, в который включает только те наименования товаров, по которым выявлены расхождения. В акте указаны реквизиты изначального отгрузочного документа, данные которого уточняются.

Акт подписывается обеими сторонами. Таким образом, акт об установленном расхождении по количеству и качеству является документом, корректирующим сведения, содержащиеся в транспортных, сопроводительных и/или иных расчетных документах.

Иначе говоря, исправление вносится методом выставления корректирующего документа.

Исправления в результате допущенных в ранее выписанных документах ошибок будут рассмотрены отдельным документом.

11.10.2013, 11:00 | 27375 просмотров | 2903 загрузок

Источник: http://bmcenter.ru/Files/R_2013_KpT_Ispravleniye_pervichnih_dokumentov

Порядок исправления ошибок в первичных документах в 2019 году

Внесение изменений в первичные бухгалтерские документы

При оформлении первичных учетных документов случаются ошибки. Например, неверно указана сумма или реквизиты документа. Законодательство допускает внесения исправлений, в документы, оформленные на бумажном носителе, за исключением кассовых и банковских — их можно только заменить.

1. Первичные документы на бумажном носителе 2. Первичные документы в электронном виде 3. Исправление бухгалтерских проводок 4. Ошибку обнаружила ФНС при проверке

Способы внесения изменений в оформленные с ошибками документы должны быть закреплены в учетной политике предприятия или организации.

При обнаружении ошибки или описки:

  • неверные суммы или реквизиты документа зачеркиваются;
  • сверху пишется правильное число или текст;
  • ставиться надпись «исправлено»;
  • эту надпись визируют все те работники, которые подписали документ первоначально;
  • при необходимости проставляются печати.

Ошибочная запись зачеркивается один раз (она должна быть читаема), нельзя использовать корректоры, заштриховывать или подчищать ошибку.

Важно

Исправление должно быть внесено во все экземпляры первичного документа, так как налоговая при проверке одного субъекта хозяйствования может проверить его контрагента, у которого находится другой экземпляр. При выявлении расхождений, как правило, следуют штрафные санкции.

Если исправлений много или они делают реквизиты документа нечитаемыми, то необходимо оформить новый экземпляр. В кассовых и банковских ордерах и платежных поручениях исправления не допускаются, их переделывают, подшивая в бухгалтерские документы оба экземпляра (новый и испорченный).

В учетной политике организации или предприятия можно предусмотреть оба способа внесения исправлений в первичные бухгалтерские документы или выбрать наиболее подходящий для ведения учета.

Первичные документы в электронном виде

Для исправления ошибок в электронных бухгалтерских документах (ЭД) предусматривается тот же алгоритм, что и для бумажных, с учетом законодательства о цифровой подписи.

Выбор способа исправления зависит от системы, которой пользуется предприятие для создания ЭД, и программного обеспечения для электронного документооборота с контрагентами.

Для замены ошибочного документа, создают новый ЭД с теми же реквизитами и вносят исправления. В зависимости от программного обеспечения, дату и номер исправления проставляют в дополнительно созданном или в информационном поле документа. Затем документ подписывают с использованием ЭЦП.

Исправление бухгалтерских проводок

Первичные учетные документы систематизируются путем создания бухгалтерских проводок и регистров. Перед их созданием работник бухгалтерии обязан проверить документ, который служит основанием для отражения сумм в бухучете.

Если ошибка выявлена после проведения операции по учету, например, по итогам инвентаризации, то изменить данные можно двумя способами:

  1. При занижении суммы и образовании излишка делается дополнительная проводка на сумму расхождения;
  2. Когда проведенная сумма выше фактической бухгалтер делает сторнирование операции (вносит сумму операции с отрицательным значением) и проводит новую сумму. Такая корректировка носит название «красное сторно».

Важно

После утверждения годовой отчетности исправления в нее вносить запрещено. Регулирующие проводки вносят на дату обнаружения ошибки.

Если годовая отчетность не утверждена или отчетный период не закончен, то:

  • исправления вносят на дату проведения ошибочной операции;
  • регулирующие проводки составляют декабрем отчетного года.

Пример: в мае 2018 года была неправильно занижена сумма полученного товара в ТН, бухгалтер ошибки своевременно не заметил и провел по учету стоимость по первичному документу. Для корректировки данных бухучета важна дата обнаружения расхождения:

  1. Разницу обнаружили при проведении годовой инвентаризации в ноябре 2018 года. В таком случае корректирующие проводки вносят датой операции, то есть маем 2018 года.
  2. Расхождения выявила аудиторская проверка в январе 2019 года, годовая отчетность не утверждена. В таком случае урегулирование проводят декабрем 2018 года.
  3. В середине 2019 года проходила проверка отчетности предыдущего периода, тогда и заметили отличие сумм по накладной и фактически полученного товара. Годовая отчетность уже утверждена, поэтому корректирующую проводку делают на дату обнаружения ошибки.

Обратите внимание

Каждый раз при проведении корректировки данных учета необходимо составлять бухгалтерскую справку, которая будет считаться обоснованием для внесенных изменений.

Ошибку обнаружила ФНС при проверке

Налоговая при выявлении ошибки в данных учета может применить штрафные санкции к субъекту хозяйствования и его должностным лицам. Это возможно при совпадении двух условий — искажение учетных сведений происходит систематически (два и более раза за один отчетный период) и повлекло за собой занижение налоговой базы.

При проведении проверки налоговики обращают внимание на документы с исправлениями.

Если такой документ не позволяет однозначно идентифицировать:

  • стороны сделки;
  • название товара или услуги;
  • стоимость предмета сделки;
  • налоговую ставку;
  • сумму налога.

Он не принимается налоговыми органами и может стать основанием для отказа в налоговом вычете.

Кроме того, такие документы могут вызвать у налоговых органов сомнения в реальном осуществлении сделки. Если налоговая признает сведения в документах неправильными или противоречивыми, то она может посчитать сделку притворной, заключенной с целью получения налоговой выгоды.

Совершение ошибки при оформлении первичных учетных документов, как правило, не влечет за собой негативных последствий для предприятия, в случае ее исправления.

Конкретный способ, которым вносят изменения в бухгалтерскую документацию, должен быть прописан в учетной политике предприятия или организации.

При этом следует помнить, что исправления в кассовые и банковские ордера и платежные поручения не вносят, они могут быть только заменены на новые.

(12 голос., 4,50 из 5)
Загрузка…

Источник: https://pravo.moe/ispravlenie-oshibok-v-pervichnyx-dokumentax-buxgalterskogo-ucheta/

Оформление корректировок и внесение изменений в электронные документы

Внесение изменений в первичные бухгалтерские документы

05.07.2016

Екатерина Колесникова Советник государственной гражданской службы РФ 3 класса 

Cспециально для компании «Такском»

Основой учета как бухгалтерского, так и налогового является первичный документ, представляющий собой отправную точку для любых дальнейших действий бухгалтера. Без подтверждающего документа не может быть сделана ни одна бухгалтерская запись, не может быть зарегистрирован факт финансово-хозяйственной жизни организации.

В настоящее время в бухгалтерию организаций все активнее внедряются передовые ИТ-технологии, популярным становится переход на электронный документооборот при взаимодействии со своими контрагентами.

Отсюда возникает вопрос, как отличается электронный документ от своего «старшего брата», составленного на бумажном носителе, в чем состоят особенности работы с электронными форматами документов? Исходя из положений, установленных Федеральным законом от 06.12.

2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», бумажный документ признан равнозначным электронному, а значит требования, предъявляемые к электронному документу, ничем не отличаются от общеустановленных.

Данный вывод справедлив и для работы по исправлению ошибок, выявленных в электронных первичных документах, хотя тут могут встретиться и некоторые особенности, связанные с электронным форматом документа, о чем мы и поговорим в настоящей статье.

Какой документ можно назвать первичным

Суммируя положения, приведенные в Федеральном законе от 06.12.2011 № 402-ФЗ, а также в Приказе Минфина России от 29.07.1998 № 34н, можно сказать, что первичным является лишь тот документ, который удостоверяет и подтверждает факт совершения хозяйственной операции и служит основанием для отражения этого факта на счетах бухгалтерского учета.

Однозначно к первичным документам можно отнести товарные накладные, акты приема-передачи, акты о приемке выполненных работ, приходные и расходные кассовые ордера и другие документы, составленные при совершении факта хозяйственной жизни.

А вот, например, акт сверки расчетов с поставщиком первичным документом считаться не может, о чем свидетельствует Постановление АС ВВО от 20.03.2015 № Ф01-382/2015 по делу № А11-9541/2013.

Счет-фактура также не относится к числу первичных документов, так как основанием для его выставления является товарная накладная либо акт.

Спорным остается вопрос — можно ли отнести гражданско-правовой договор к разряду первичных документов. Ведь с одной стороны сам по себе договор еще не является подтверждением факта совершившейся финансово-хозяйственной операции, но, с другой стороны, некоторые сделки могут быть оформлены наличием соответствующих условий в самом договоре.

Таким образом, ситуации могут быть разные и трактовать природу гражданско-правового договора также можно по-разному в зависимости от целей и интересов самого хозяйственного субъекта, специфики осуществляемой операции.

Арбитражная практика по данному вопросу также носит двойственный характер и поддерживает разные точки зрения на природу договора как первичного документа.

Порядок исправления первичных документов

В случае когда в первичном документе допущены ошибки, содержатся неверные сведения, такой документ теряет свою легитимность и не может являться подтверждающим основанием для отражения фактов финансово-хозяйственной деятельности на счетах бухгалтерского учета.

Однако на практике бухгалтеру невозможно обезопасить себя на 100% от возможности допущения ошибки часто по независящим от него причинам. В связи с этим Федеральным законом от 06.12.

2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» предусмотрена возможность внесения исправлений в первичные учетные документы.

Установленные правила внесения изменений в первичные документы содержат в себе минимальные требования исправленного документа (известное нам, обязательное указание даты внесения исправлений, а также наличие идентифицирующих сведений о лицах, внесших эти исправления), но не могут служить исчерпывающим руководством для бухгалтера к действию при обнаружении допущенной ошибки. Таким образом, каждый бухгалтер для принятия мер по устранению выявленных искажений должен исходить из конкретных обстоятельств, при которых была допущена ошибка, а также учитывать сам характер ошибки.

Обобщая возможные варианты действий, можно выделить два основных способа исправления допущенных ошибок в первичных документах:

1. Внесение исправлений в первоначальный документ.

2. Выставление контрагенту корректирующего документа.

Первый вариант на деле выглядит не самым практичным, ведь в случае внесения большого числа исправлений документ станет сложно читаемым. Более того неудобен он и при исправлении двусторонних документов, поскольку исправления должны быть внесены в оба экземпляра документа как продавца, так и покупателя.

Таким образом, вам придется сперва вернуть обратно от контрагента уже отправленный ранее документ, затем внести в него изменения и только после этого направить его повторно с исправленными данными. Согласитесь, что такая процедура займет больше времени, чем хотелось бы потратить на устранение ошибки.

Но избежать данной организационной проволочки нельзя. Как отмечено в Постановлении Десятого арбитражного апелляционного суда от 16.01.

2015 № 10АП-14763/2014 по делу № А41-53651/14, одностороннее изменение сведений в первичных документах без взаимного волеизъявления сторон противоречит нормам права и не влечет правовых последствий для таких изменений.

Источник: https://taxcom.ru/about/news/oformlen_korrekterrovok/

101Адвокат
Добавить комментарий